Vul hier de volledige naam van de gebruiker in.

Afzender e-mail
De naam die hier wordt ingevuld wordt automatisch gebruikt als de gebruiker een e-mail verzend vanuit iMUIS en KING Finance.

Chat
Deze naam, en dus niet de gebruikersnaam waarmee wordt ingelogd, wordt getoond in het chatvenster.

Vul hier de naam van de afdeling van de gebruiker in. U kunt gebruikers bijvoorbeeld toewijzen aan een afdeling, of kantoor.

Vul hier het mobiele nummer van de gebruiker in. Bij het inloggen in KING Finance kan per SMS een sessiecode naar dit mobiele nummer verstuurd worden. De gebruiker kan zelf zijn mobiele nummer verifiëren en eventueel wijzigen in "Mijn gegevens".

Vul hier het e-mailadres van de gebruiker in. Als hij of zij gaat inloggen in KING Finance kan dan per e-mail een sessiecode naar dit e-mailadres verstuurd worden. Indien een verkeerd e-mailadres wordt ingegeven gebeurt er niets. De klant kan zijn e-mailadres verifiëren en eventueel wijzigen in "Mijn gegevens".

Klik op de knop [E-mail (SMTP) account] om de eigen mailserver van het ingevoerde e-mailadres vast te leggen. Dat kan nodig zijn als e-mails vanuit het pakket, met dit e-mailadres als afzender, niet aankomen of zelfs niet verzonden kunnen worden met de standaard ingestelde e-mail server.
Zie SMTP-instellingen voor meer informatie.

• U kunt een gebruiker voor een bepaalde periode toegang geven tot iMUIS.
• Voor de "Geldig vanaf" datum, en na de "Geldig tot en met datum" kan de gebruiker niet inloggen.
• U kunt deze data wijzigen om de periode van toegang te verlengen of te verkorten.

Geef hier aan hoe de beveiliging van het inloggen is geregeld. Dit kan standaard in het domein zijn ingesteld (Standaard instelling is: Nee), maar kan ook per gebruiker worden ingesteld.

Bij gebruik van DUO (mits beschikbaar) of Google Authenticator moet de gebruiker de bijbehorende app op zijn/haar mobiele telefoon te hebben geïnstalleerd.

Zie voor meer informatie de artikelen over twee factor authenticatie in de KING Finance kennisbank

Geef hier aan of de gebruiker een man of een vrouw is.
Als u hiervan geen gebruik maakt kunt u dit veld leeg laten.

• Vink deze optie aan om de gebruiker accountant/controller rechten te geven
• Vink deze optie uit om de gebruiker geen accountant/controller rechten te geven
• Accountant/controller rechten omvatten:
  • Verantwoordelijk gebruiker
    Alleen gebruikers die accountant/controller rechten hebben, kunnen verantwoordelijk gebruiker voor een andere gebruiker zijn. Zie hieronder bij het veld "Verantwoordelijk gebruiker"  voor meer uitleg over verantwoordelijk gebruikers.
  • Wijzigen van automatisch gegenereerde journaalposten
    Met programma's als Activa-register invoeren, het factureren van verkooporders, Inkoopfacturen inboeken, transitorische boekingen etc. worden tijdens het doorboeken journaalposten aangemaakt. Gebruikers mogen normaal gesproken dergelijke automatisch gegenereerde journaalposten of systeemboekingen niet verplaatsen, wijzigen of verwijderen. Gebruikers waarvoor het vinkje "Wijzigen /verwijderen automatische boekingen" aan staat mogen dat wel.

    Uitzonderingen op het mogen verwijderen van automatische boekingen
    Jaaraansluitingsboekingen mogen niet worden gewijzigd of verwijderd, ook niet door gebruikers met accountant/controller rechten.
    Activaboekingen mogen alleen worden verwijderd door gebruikers met accountant/controller rechten.

  • Periodes (definitief) afsluiten
    Het afsluiten van periodes kan in iMUIS op twee niveaus. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen accountants/controllers en niet-accountants/controllers. De bedoeling is dat een gebruiker een periode kan afsluiten, zodat er in deze periode geen boekingen meer kunnen worden gedaan, behalve door de accountant/controller. Na controle en eventuele wijzigingen door de accountant/controller kan deze de periode definitief afsluiten.
  • KING Finance: Foto van verantwoordelijke medewerker tonen aan klanten op het dashboard
    Een gebruiker met accountants/controller rechten, en die als verantwoordelijk gebruiker gekoppeld is aan andere KING Finance gebruikers, kan zijn of haar foto op het dashboard plaatsen. De klanten van de verantwoordelijk medewerker kunnen op de foto klikken om een bericht aan de verantwoordelijk medewerker te sturen.
  • Toegang tot Speedbooks instellen en gebruiken
    Alleen gebruikers met accountant/controller rechten kunnen gebruik maken van Speedbooks.
  • BTW aangifte goedkeuren
    Een gebruiker met accountant/controller rechten kan een BTW aangifte aanmaken en een bericht ter goedkeuring van die aangifte versturen.
  • De BTW van een administratie in-/uitschakelen
    Een gebruiker met accountant/controller rechten mag het gebruik van BTW in een administratie in- of uitschakelen. De optie staat in de basisinrichting van de administratie.

In het scherm Overzicht van gebruikers is een selectie mogelijk op "medewerker", bedoeld om alleen een bepaalde groep op de lijst van gebruikers te kunnen raadplegen.

• Vink deze optie aan om aan te geven dat deze gebruiker een medewerker is van uw kantoor.
• Vink deze optie uit als deze gebruiker geen medewerker is van uw kantoor.

Van toepassing bij accountantskantoren:

• Vink deze optie aan om de gebruiker toegang te geven tot de KING Finance abonnement facturen van uw kantoor en de klanten waarvoor u betalingsplichtige bent. De facturen worden getoond in het scherm
• NB Klanten die zelf betalingsplichtige zijn kunnen hun eigen facturen altijd inzien.

Alleen gebruikers die accountant/controller rechten hebben, kunnen hier als verantwoordelijk gebruiker worden toegewezen.

Vul hier de verantwoordelijke gebruiker (relatiebeheerder) voor de geselecteerde gebruiker in. De verantwoordelijke gebruiker is de gebruiker die als medewerker van bijvoorbeeld een accountantskantoor verantwoordelijk is voor de geselecteerde gebruiker. Met andere woorden: de verantwoordelijke gebruiker is binnen uw organisatie het aanspreekpunt voor de geselecteerde gebruiker.

Automatische berichten
Een verantwoordelijk gebruiker legt een relatie vast tussen bijv. accountant en klant, of directie en medewerker. Deze relatie wordt gebruikt bij het op de hoogte stellen van de accountant / intermediair van bepaalde gebeurtenissen binnen de administratie. Een voorbeeld hiervan is dat er een e-mail wordt verstuurd naar de verantwoordelijk gebruiker als de klant een activum aanmaakt of documenten gescand/geüpload heeft. Een verantwoordelijk gebruiker is accountant/controller.

Chat
De verantwoordelijk gebruiker wordt automatisch toegevoegd aan de chat groep van de gebruiker. Als beiden online zijn kunnen gebruiker en verantwoordelijk gebruiker via de chat met elkaar communiceren.

Kies hier een profielgebruiker , waarvan u de menurechten op deze gebruiker wilt toepassen.
De menurechten van deze gebruiker kunnen dan niet meer rechtstreeks aangepast worden.
Als de menurechten van het gekozen profielgebruiker wijzigen, dan wijzigen ook de menurechten van deze gebruiker.

Let op: als u de profielgebruiker wijzigt in "Eigen rechten", dan worden alle rechtenvinkjes uitgezet. U dient dan direct nieuwe rechten toe te kennen om te voorkomen dat de gebruiker niet meer kan inloggen.

Kies hier een profielgebruiker waarvan u de administratierechten op deze gebruiker wilt toepassen.
De administratierechten van deze gebruiker kunnen dan niet meer rechtstreeks worden aangepast.
Als de administratierechten van het gekozen profielgebruiker wijzigen, dan wijzigen ook de administratierechten van deze gebruiker.

Let op: als u de profielgebruiker wijzigt in "Eigen rechten", dan worden alle administratievinkjes uitgezet. U dient dan direct nieuwe administratierechten toe te kennen om te voorkomen dat de gebruiker niet meer kan inloggen.

Dit veld is alleen toegankelijk als de ingelogde gebruiker accountant/controller rechten heeft en het recht heeft om de eigen administratie rechten aan te passen
Kies hier een gebruikerprofiel waarvan u de menurechten van de eigen administratie (eigen administratie = bijvoorbeeld de administratie van het hoofdkantoor) op deze gebruiker wilt toepassen. Als de menurechten van de eigen administratie van de gekozen gebruikerprofiel wijzigen, dan wijzigen ook de menurechten van deze gebruiker.

Let op: als er in dit veld geen "Profiel-gebruiker" is ingesteld voor de "eigen administratie" dan worden de rechten van de huidige gebruiker gebruikt als de gebruiker inlogt in de "eigen administratie". Zorg ervoor dat er een profielgebruiker is met beperkte rechten tot de "eigen administratie". Vul dat profiel hier in bij iedere gebruiker die met de beperkte rechten in de "eigen administratie" moet kunnen werken.

Dit veld is alleen toegankelijk als de ingelogde gebruiker accountant/controller rechten heeft en het recht heeft om de eigen administratie rechten aan te passen
Kies hier de administratie die u wilt aanmerken als de "Eigen administratie" voor het geselecteerde gebruikerprofiel. (Eigen administratie = bijvoorbeeld de administratie van het hoofdkantoor). Het idee achter deze optie is dat u een gebruikerprofiel (bijvoorbeeld "eigenadm" genaamd) aanmaakt waaraan u de eigen administratie koppelt. Vervolgens kunt u voor "eigenadm" de rechten instellen op het tabblad Gebruikers. Daarna kunt u voor iedere gebruiker die toegang heeft tot de Eigen administratie het veld "Menurechten eigen administratie toepassen van" invullen met gebruikerprofiel  "eigenadm".

Toelichting
Een accountantskantoor voert meestal veel administraties. Medewerkers kunnen administraties openen volgens hun administratie toegangsrechten.
Om ervoor te zorgen dat zij geen toegang hebben tot de administratie van het accountantskantoor zelf, kunt u aangeven wat de "eigen administratie" is van het accountantskantoor.
In combinatie met de optie "Menurechten eigen administratierechten toepassen van" kunt u er bijvoorbeeld voor zorgen, dat de medewerker een specifiek menu krijgt in de eigen administratie. De gebruiker kan dan bijvoorbeeld alleen urenboekingen invoeren. Zo kan een medewerker wel uren boeken, maar niet de financiële cijfers zien in de eigen administratie.

• Vink deze optie aan als het wachtwoord van deze gebruiker nooit mag verlopen.
  Als deze optie is aangevinkt, dan wordt de instelling "Geldigheidsduur wachtwoord" in het dialoogvenster "Opties" van het programma Gebruikersbeheer van het pakket iMUIS genegeerd.
• Vink deze optie uit als het wachtwoord van deze gebruiker wel kan verlopen.
  Als deze optie is uitgevinkt, dan wordt de instelling "Geldigheidsduur wachtwoord" in het dialoogvenster "Opties" van het programma Gebruikersbeheer toegepast. Buiten de daar ingestelde periode kan de gebruiker dan niet inloggen.

Vink deze optie aan als deze gebruiker een profiel is, dat aan andere gebruikers gekoppeld gaat worden, met als doel de andere gebruikers in één handeling dezelfde menu- en/of administratierechten te geven als het profiel.

Vink deze optie uit als deze gebruiker een "gewone" gebruiker is.

Wat is een profiel?
Een profiel is een verzameling gebruikersrechten en administratierechten, die gekoppeld kan worden aan andere gebruikers. Deze gebruikers krijgen dezelfde toegangsrechten als het profiel. Daarmee is het mogelijk om verschillende gebruikers dezelfde rechten toe te kennen, zonder dat zij individueel ingesteld hoeven te worden.

Wat hoort er niet bij een profiel?
De instellingen per gebruiker, zoals "wachtwoord", "telefoon", "accountant/controller" en "blokkeren" zijn persoonlijk en niet overdraagbaar op andere gebruikers. Als een gebruiker dezelfde eigenschappen als een andere gebruiker nodig heeft, dan dient u die eigenschappen handmatig in te stellen.

Een profiel instellen
Een profiel wordt ingesteld als een gewone gebruiker door toegangsrechten voor programma's, programmaonderdelen en administraties toe te kennen aan het profiel. Het verschil is dat dit vinkje aan staat, waardoor de profielgebruiker beschikbaar komt in de keuzelijst van de velden "Menurechten toepassen van" en "Administratierechten toepassen van".

Dit veld wordt automatisch aangevinkt als de optie "Geblokkeerd" wordt aangevinkt
Als u gebruik maakt van profielen, maar u wilt niet dat er onder de naam van een profiel kan worden ingelogd, dan kunt u deze optie aanvinken voor de betreffende profielgebruiker(s).
Vink deze optie aan om de profielgebruiker geen toegang te geven tot iMUIS. De gebruikersregel op het tabblad Gebruikers wordt grijs gekleurd.
Vink deze optie uit om de profielgebruiker toegang te geven tot iMUIS.

Let op: De volgende optie op dit tabblad, "Geblokkeerd", zorgt ervoor dat de profielgebruiker niet gekoppeld kan worden aan een andere gebruiker en moet derhalve uitgevinkt blijven.

Inschakelen van dit veld zet automatisch de optie "Blokkeren voor inloggen" aan
Vink deze optie aan om de gebruiker geen toegang te geven tot iMUIS. Als de gebruiker een profielgebruiker is, dan kan dit profiel niet gekoppeld worden aan andere gebruikers. De gebruikersregel op het tabblad Gebruikers wordt rood gekleurd.
Vink deze optie uit om de gebruiker toegang te geven tot iMUIS. Als de gebruiker een profielgebruiker is, dan kan dit profiel gekoppeld worden aan andere gebruikers.