• Wat is een besteladvies?
  Een besteladvies is een automatisch gegenereerd voorstel om artikelen in te kopen. Het betreft artikelen waarvan de voorraad onder een vastgesteld minimum is gekomen. Van een besteladvies kan een inkooporder gemaakt worden.

• Indien er geen besteladviesregels aanwezig zijn, wordt het maken van een besteladvies direct gestart.
• Na het genereren van een besteladvies kunt u een besteladviesregel aanpassen, aanvullen en doorzetten als een inkooporder.
• Na het accorderen van adviesregels kunnen er inkooporders worden gegenereerd. De inkooporders kunnen waar nodig worden aangepast of verwijderd voordat u de bestelopdracht afdrukt of e-mailt aan de crediteur.
• Een besteladviesregel moet zijn voorzien van een inkoper en een crediteur.
• Besteladviesregels moeten akkoord verklaard worden, voordat deze gepromoveerd kunnen worden tot een inkooporderregel.
• Een besteladvies kan verwijderd worden, voordat het is doorgeboekt.
• Voorwaarden voor het besteladvies
  Er worden alleen regels in het automatische besteladvies opgenomen als:
  1. Het artikel voorraadhoudend is;
  2. Er niet voldoende voorraad van het artikel aanwezig is;
  3. Het artikel niet geblokkeerd is (standaard of specifiek alleen voor inkoop);
• Het besteladvies houdt rekening met lopende inkooporders, verkooporders en de ingestelde minimum- en maximumvoorraad van artikelen.
• In de voet van het scherm worden onder andere de minimale en maximale voorraad aantallen van het artikel getoond. Deze aantallen kunnen worden aangepast wanneer de gebruiker daarvoor rechten heeft. Na een aanpassing kunt u eventueel het besteladvies opnieuw genereren om een advies op basis van de nieuwe instelling te krijgen.
• N.B.: Er worden vanuit het advies géén inkooporders direct geplaatst bij een leverancier (crediteur).
• Een aantal voorbeelden kunt u hier vinden.

Knoppen Besteladvies

• [Besteladvies aanmaken (CTRL+N)]
  Deze knop is beschikbaar indien er geen besteladviesregels in beeld staan. Hierbij is de keuze 'Alleen uw eigen besteladvies' of 'Alle adviesregels' van belang. Indien u een geheel nieuw advies wilt genereren, dienen de bestaande regels te worden verwijderd. Druk op deze knop om een besteladvies te genereren, het dialoogvenster Besteladvies aanmaken wordt getoond.
• [Besteladvies afdrukken (Ctrl+P)]
  Deze knop is toegankelijk als er besteladviesregels gegenereerd zijn
  Druk op de knop [Besteladvies afdrukken] om het rapport Besteladvies overzicht te starten, Met het rapport kunt u (een selectie van) besteladviesregels afdrukken, met onder meer keuze mogelijkheden voor alleen de akkoord verklaarde of alleen de niet akkoord verklaarde besteladviesregels. Als u gebruikersrechten heeft om de regels van andere medewerkers te tonen, dan kunt u deze naar keuze ook afdrukken op het rapport.
• [Adviesregel akkoord]
  De knop is beschikbaar wanneer er op de besteladviesregel zowel de crediteur als inkoper gevuld staat. Gebruik deze knop om een enkele besteladviesregel te accorderen.
• [Selectie advies akkoord (CTRL+V)]
  Klik op deze knop om op basis van een selectie meerdere regels te akkoorderen of een akkoord in te trekken.
  In het selectiedialoog kunt u op basis van een combinatie van artikelen, crediteuren, magazijnen en inkopers meerdere regels akkoord geven of een eerdere accordering ongedaan maken. Bij de keuze 'Akkoord melden' kunt u kiezen tussen 'Akkoord' en 'Niet akkoord'. Alleen regels waarbij zowel de crediteur als inkoper zijn gevuld, kunnen worden geaccordeerd.
• [Verwijder advies regel (CTRL+D)]
  Klik op deze knop om een adviesregel te verwijderen uit het overzicht.
• [Verwijder hele besteladvies]
  Klik op deze knop om de adviesregels te verwijderen. Hierbij is de keuze 'Alleen uw eigen besteladvies' of 'Alle adviesregels' van belang. Indien 'Alleen uw eigen besteladvies regels' staat geselecteerd, worden besteladviesregels van andere gebruikers niet verwijderd.
  
• [Aanmaken inkooporders (F9)]
  Deze knop maakt op basis van geaccordeerde adviesregel(s) de inkooporder(s) aan. De regels verdwijnen daarmee uit het besteladvies.
• [Aanmaken inkooporders + naar Inkooporders invoeren (CTRL + S)]
  Deze knop maakt op basis van geaccordeerde adviesregel(s) de inkooporder(s) aan en start het programma Inkooporders invoeren.

---

• Voer een zoekterm in:
  Als u een bepaalde regel zoekt in het besteladvies, kunt u hier een zoekterm invullen. De regel die als eerste aan uw zoekterm voldoet zal geselecteerd worden.
• Tonen van adviesregels huidige gebruiker of alle gebruikers
  De onderstaande keuze is alleen zichtbaar wanneer de gebruiker daarvoor rechten heeft.
  
  • Alleen uw eigen besteladviesregels [Alt+V]
    Klik deze optie om alleen de besteladviesregels te tonen die door u zijn gegeneerd.
  • Alle regels
    Kies deze optie om alle besteladvies regels te zien, ongeacht door welke gebruiker de besteladvies regels zijn gegenereerd.

Velden Besteladviesregels

Binnen de regels zijn een aantal velden die gevuld moeten zijn om van een adviesregel een inkooporder te kunnen maken. Tevens zijn er een aantal velden die gewijzigd kunnen worden. De overige kolommen dienen ter informatie en kunnen niet worden gewijzigd.
De volgende kolommen zijn te vullen of aan te passen:

Crediteur en Inkoper: Deze kolommen moeten zijn gevuld om een adviesregel akkoord te kunnen geven.

Aantal, Akkoord, Besteldatum, Leverdatum, Magazijn, Prijs, Korting, Kostendrager en Kostenplaats: Dit zijn velden waarbij de gegevens kunnen worden gewijzigd.

---

Hieronder staan op alfabetische volgorde de beschikbare velden:

• Aantal
  Vul het aantal te bestellen artikelen in.
  U krijgt een waarschuwing, als u een aantal ingeeft dat niet in overeenstemming is met de minimum bestelhoeveelheid.  
• Akkoord
  In dit veld wordt aangegeven of de adviesregel akkoord bevonden is. Een regel kan worden geaccordeerd als de crediteur en inkoper staan gevuld. U kunt dit veld handmatig wijzigen.
  
  • Eén adviesregel(s) akkoord verklaren
    * Selecteer de besteladviesregel en klik op de knop "Adviesregel akkoord"
    * Klik in het veld en verander de waarde van "Nee" in "Ja".
  • Meerdere of alle adviesregels akkoord verklaren
    * Klik op de knop "Selectie adviesregels akkoord". Het dialoogvenster "Adviesregels akkoord" wordt getoond, waarin een selectie van besteladviesregels in één actie akkoord verklaard kan worden.
• Artikel
  Hier ziet u ter informatie het artikelnummer. Onderin het scherm kunt u de zoeksleutel en omschrijving van het artikel zien. De huidige voorraad van het artikel staat hier ook vermeld, verdeeld over Vrij voor verkoop, Technische voorraad, Gereserveerde voorraad, Bestelde voorraad, Economische voorraad. Tevens kunt u de Minimum- en Maximumvoorraad, minimale bestelhoeveelheid, en de levertermijn zien, zoals deze zijn vastgelegd in de tabel Artikel.
• Artikel levertijd en Artikel levertijd in
  De levertijd kan worden vastgelegd per Artikel knop [crediteur]. In de besteladviesregel kunt u kiezen voor een andere crediteur. Wanneer deze crediteur niet is vastgelegd bij Artikel/crediteur informatie, wordt de levertijd uit het artikel getoond of de levertijd vanuit de voorkeurscrediteur.
• Artikel zoeksleutel
  Van het artikel wordt de zoeksleutel ter informatie getoond.
  
• Bedrag
  Dit veld is ter indicatie. U kunt de waarde in dit veld niet wijzigen.  
• Besteldatum
  Deze datum wordt gevuld door bij het genereren van het advies. U kunt de besteldatum handmatig wijzigen.
• Bestelnummer
  Het bestelnummer wordt uit de crediteur gegevens bij het artikel (tabel Artikel, knop Crediteur) of uit het artikel overgenomen.
• Crediteur, Crediteur naam en Crediteur zoeksleutel
  Toets [F4] in het veld "Crediteur" om de crediteur, waarbij het artikel uit de besteladviesregel besteld dient te worden, te selecteren. In de kolom Crediteur zoeksleutel en Crediteur naam worden automatisch de gegevens van de crediteur getoond.
  • Crediteur is automatisch ingevuld
    Dit veld kan automatisch gevuld zijn als de tabel Artikel - knop Crediteur een voorkeurcrediteur voor het artikel is vastgelegd. U kunt de crediteur wijzigen.
• Inkoop eenheid
  De inkoopeenheid wordt overgenomen uit het artikel. De inkoopeenheid is een tekst die aangeeft hoe het artikel geleverd wordt. Voorbeeld: "per stuk", "pallet", "doos".
• Inkoop inhoud
  Dit is het aantal artikelen dat per inkoopeenheid ingekocht wordt. Het veld is ter informatie en kan niet worden aangepast.
• Inkoopprijs per
  Hier staat vermeld wat aantal per prijs is waarmee het artikel ingekocht wordt. Het bedrag wordt berekend volgens:
  [bedrag = aantal * ((inkoopprijs/inkoopprijseenheid)*inkoopinhoud)].
• Inkoper
  Kies hier een inkoper. Een inkoper is nodig om de adviesregel akkoord te geven en de besteladviesregel als inkooporder(regel) door te zetten.
  
  • Inkoper is automatisch ingevuld
    Dit veld kan automatisch ingevuld zijn als in de tabel Crediteur een inkoper is vastgelegd in het veld "Inkoper".
    Dit veld kan gevuld zijn met de geselecteerde inkoper tijdens het genereren van het besteladvies.
    
• Korting %
  Vul een kortingspercentage in voor deze orderregel. Indien u de module Extra Inkoopprijzen/Kortingen geregistreerd heeft, wordt de korting voorgesteld volgens de prijs/kortingregels die u in het programma Artikelprijzen heeft vastgelegd. U kunt de korting hier wijzigen, mits er voldoende gebruikersrechten zijn ingesteld.
• Kostendrager en kostendragerzoeksleutel
  Als bekend is op welke kostendrager de inkoop van een artikel geboekt moet worden, kunt u de kostendrager hier alvast invullen. De kostendrager in een besteladviesregel wordt meegenomen als de adviesregel gepromoveerd wordt tot inkooporderregel. 
• Kostenplaats en kostenplaatszoeksleutel
  Als bekend is op welke kostenplaats de inkoop van een artikel geboekt moet worden, kunt u de kostenplaats hier alvast invullen. De kostenplaats in een besteladviesregel wordt meegenomen als de adviesregel gepromoveerd wordt tot inkooporderregel.
• Leverdatum
  De leverdatum wordt bepaald door de levertijd in dagen of weken vanuit de tabel Artikel - knop Crediteur of uit het artikel
• Magazijn en Magazijn zoeksleutel
  Selecteer hier het magazijn waar de goederen na bestelling afgeleverd dienen te worden.
• Omschrijving
  De omschrijving wordt overgenomen vanuit het artikel. Indien er gekozen is voor een vreemde taal, wordt een eventuele vreemde taal omschrijving voorgesteld. Deze omschrijving kunt u aanpassen.
• Prijs
  De prijs wordt voorgesteld vanuit het artikel of uit de een vastgelegde prijsafspraak. U kunt de prijs aanpassen of later in het programma Inkooporders invoeren. . 
• Regel
  Per adviesregel staat hier een volgnummer, dat automatisch door KING Finance toegekend is. Het veld is ter informatie en niet aanpasbaar.
• Valuta
  Indien het artikel betaald dient te worden in een andere valuta, dan wordt die valuta hier weergegeven. De valuta is afkomstig uit de aan de regel gekoppelde crediteur.
• Wordt nu verwerkt door
  In deze kolom wordt de naam van de gebruiker weergegeven die deze regel in bewerking heeft. U kunt de regel dan alleen raadplegen, maar niet wijzigen of aanvullen.

• Van de geselecteerde besteladviesregel worden hier een aantal belangrijke velden getoond.
• Crediteur
  In dit vak worden de gegevens van de crediteur uit de besteladvies regel getoond.
• Voorraad:
  • Voorraadregistratie:'Ja';
    Van het artikel uit de besteladviesregel wordt de voorraad bijgehouden.
  • U kunt direct de huidige voorraad van het artikel zien, verdeeld over 'Technische voorraad', 'Bestelde voorraad' en 'Economische voorraad'. Tevens kunt de Minimum- en Maximumvoorraad zien, zoals deze zijn vastgelegd in de tabel Artikel.
  • De velden 'Vrij voor verkoop' en 'Gereserveerde voorraad' worden getoond als iMUIS op de server gebruik maakt van het pickproces.
• Besteladviesregel
  Hier worden gegevens van het te bestellen artikel getoond.
  
  • Minimale bestelhoeveelheid
    De minimale bestelhoeveelheid kan worden vastgelegd per Artikel/crediteur informatie. In de besteladviesregel kunt u kiezen voor een andere crediteur. Wanneer deze crediteur niet is vastgelegd bij Artikel/crediteur informatie, wordt de minimale bestelhoeveelheid van het artikel getoond.
  • Levertijd
    De levertijd kan worden vastgelegd per Artikel/crediteur informatie. In de besteladviesregel kunt u kiezen voor een andere crediteur. Wanneer deze crediteur niet is vastgelegd bij Artikel/crediteur informatie, wordt de levertijd uit het artikel getoond.
  • End of life
    Bij een artikel kunt u deze optie aanvinken om aan te geven dat het artikel uit omloop gaat. U kunt bijvoorbeeld controleren of het artikel echt dient te worden besteld en of de leverancier het artikel nog kan leveren.
  • Externe opmerking
    De externe opmerking kan voor deze besteladviesregel worden aangepast en is zichtbaar als externe opmerking bij de uiteindelijke inkooporderregel.

Voorbeeld Besteladvies

1. Er zijn nog 10 stuks van artikel A op voorraad (technische voorraad = 10).
2. Er is geen minimale en maximale voorraad ingesteld.
3. Een klant bestelt 7 stuks van artikel A.
4. Er zal geen besteladviesregel worden gegenereerd. De technische voorraad is na invoer van de order 3 stuks, er is nog voorraad.

Voorbeeld met een ingestelde minimum en maximum voorraad

1. De ingestelde minimumvoorraad voor artikel A is 5, de maximale voorraad is ingesteld op 12 stuks.
2. Er zijn nog 10 stuks van artikel A op voorraad (technische voorraad = 10).
3. Een klant bestelt 7 stuks van artikel A.
4. Op het moment dat de verkooporder wordt opgeslagen, wordt de technische voorraad van artikel A: 3 stuks.
5. Het aantal van artikel A komt nu onder de ingestelde minimumvoorraad.
6. Bij het genereren van het besteladvies wordt artikel A voorgesteld voor 9 stuks ( er wordt aangevuld tot de maximale voorraad van 12).

Voorbeeld met een ingestelde minimum en maximum voorraad

1. De ingestelde minimumvoorraad voor artikel A is 5, de maximale voorraad is ingesteld op 12 stuks.
2. Er zijn nog 10 stuks van artikel A op voorraad (technische voorraad = 10).
3. Een klant bestelt 7 stuks van artikel A.
4. De minimale bestelhoeveelheid is ingesteld op 10.
5. Op het moment dat de verkooporder wordt opgeslagen, wordt de technische voorraad van artikel A: 3 stuks.
6. Het aantal van artikel A komt nu onder de ingestelde minimumvoorraad.
7. Bij het genereren van het besteladvies met de optie "Bestelgrootte veelvoud van de minimum bestelhoeveelheid?" aangevinkt wordt artikel A voorgesteld voor 10 stuks, waardoor de maximale voorraad met 1 stuk zou worden overschreden.

Voorbeeld Besteladvies voor artikel met min/max vooraad=0

1. Voer een verkooporder in voor een artikel waarvan er op dit moment geen voorraad is.
2. De minimum en maximum voorraad van het artikel zijn niet ingesteld en staan ook op 0 (nul).
3. Bij het aanmaken van een verkooporder (zonder pickbon) voor één artikel wordt de technische voorraad direct bijgewerkt, deze is dan in -1.
4. Bij het genereren van het besteladvies zal er maximaal 1 worden besteld, omdat er geen minimum/maximum voor het artikel is ingevoerd.
5. Na het doorboeken van het besteladvies naar de inkooporder wordt een inkooporderregel aangemaakt met aantal 1.
6. Voor het boeken van de goederenontvangst is de technische voorraad nog -1.
7. Zodra de goederenontvangst wordt doorgeboekt wordt de technische voorraad met 1 verhoogd en wordt dus 0.
8. Opnieuw draaien van besteladvies voor dit artikel is niet mogelijk, omdat het min/max aantal 0 is en er geen voorraad voor de verkoopregel nodig is. Deze is namelijk bij de stappen 3 t/m 6 al verwerkt.