• Het verwerken van een eFactuur is het doorboeken van de factuur naar de financiële administratie en het opslaan van het factuur document in het digitaal dossier.
• In dit scherm kunnen, indien nodig, de ontbrekende gegevens aan de factuur worden toegevoegd voordat de factuur wordt doorgeboekt.

Infobalk en Knoppenbalk

• Extern volgnr / Doc nr
  Ter referentie wordt het automatisch aan de eFactuur toegekende nummer hier getoond.
• Ingezoomd
  Vink deze optie aan om de eFactuur zo groot mogelijk op het scherm te tonen. De vergrootglasfunctie is nu niet beschikbaar.
  Vink deze optie uit om de eFactuur passend op het scherm te tonen. De vergrootglas functie is actief.
• [eFactuur weergave]
  Druk op de knop [eFactuur weergave] om de afbeelding van de eFactuur op het scherm te tonen.
• [PDF weergave]
  Druk op de knop [PDF weergave] om de PDF van de inkoopfactuur op het scherm te tonen.
• [UBL weergave]
  Druk op de knop [UBL weergave] om de gegevens in het UBL document van de inkoopfactuur op het scherm te tonen.
• [Aanvullend document]
  Druk op de knop [Aanvullend document] om het aanvullend document bij de inkoopfactuur op het scherm te tonen. In het aanvullend document staan de gegevens die Factuur2KING 3.0 na analyse van de inkoopfactuur heeft vastgelegd.
• [Sluiten]
  Druk op de knop [Sluiten] om het dialoogvenster Verwerken te sluiten.
• Crediteur - KvK - BTW - IBAN
  In de infobalk worden van de crediteur van de inkoopfactuur de naam, het KvK-nummer, het BTW-nummer en het IBAN-nummer getoond. Klik op het Kvk-nummer om het KvK-nummer via internet te controleren bij het Kamer van Koophandel register. Klik op het BTW-nummer om het BTW-nummer via internet op geldigheid te controleren.

eFactuur weergave

• [Afbeelding]
  De inkoopfactuur wordt op het scherm weergegeven zoals deze door Factuur2KING 3.0 ontvangen is.
• Vergrootglas
  Beweeg de muisaanwijzer over de afbeelding om het vergrootglas te tonen. Het vergrootglas volgt automatisch de beweging van de muisaanwijzer.
  • Vergrootglas vastzetten
    Klik met de linkermuisknop op de afbeelding om het uitvergrote deel van de inkoopfactuur vast te zetten. Gebruik deze optie als u gegevens van de factuur over wilt nemen in het invoerscherm.
  • Vastgezet vergrootglas loslaten
    Klik met de linkermuisknop op de afbeelding om een vastgezette uitvergroting los te laten. Het vergrootglas volgt dan weer de muisaanwijzer.

PDF weergave

• [PDF]
  De inkoopfactuur wordt als PDF op het scherm weergegeven..
• Werken met PDF weergave
  Afhankelijk van de internet browser waarmee u KING Finance uitvoert kunnen de mogelijkheden die u heeft met een PDF in KING Finance verschillen.
  Beweeg de muisaanwijzer over de PDF om de bedieningselementen voor de PDF weergave te tonen.
  Er zijn knoppen om de PDF af te drukken, om in en uit te zoomen op het PDF document en een mogelijkheid om de PDF op te slaan op de harde schijf van uw PC.

UBL weergave

• Let op: de velden in het scherm UBL weergave zijn ter informatie en kunnen niet gewijzigd worden.
  Gebruik de informatie in dit scherm om, indien nodig, in het invoerscherm rechts de ontbrekende gegevens aan de factuur toe te voegen.
• Ik vertrouw deze afzender. Plaats dit e-mailadres op de whitelist.
  Klik op de link "Ik vertrouw deze afzender. Plaats dit e-mailadres op de whitelist." om het e-mailadres van de afzender, zoals dat getoond wordt, toe te voegen aan de whitelist. De whitelist is een lijst van e-mailadressen, die inkoopfacturen naar
  kvknummer@factuur2king.nl mogen sturen.

  ---

• [Nieuwe crediteur]
  Deze knop wordt getoond als de leverancier nog niet als crediteur in de administratie is vastgelegd. De knop opent de tabel Crediteur en vult voor zover bekend de velden van de nieuw aan te maken crediteur. Controleer de gegevens, vul ze aan en sla de crediteur op. De leverancier is nu aan uw administratie toegevoegd..
• Open KvK
  Klik op de link "Open KvK" om het KvK-nummer via internet te controleren bij het Kamer van Koophandel register.
• Open BTW informatie
  Klik op het de link "BTW informatie" om het BTW-nummer via internet op geldigheid te controleren.
• [Meer info]
  Druk op de kop [Meer info] om het infoscherm van de UBL factuur te tonen. Daarin wordt aangegeven welke gegevens ontbreken of aanwezig zijn in de UBL factuur. Ook wordt aangegeven met welke reden de herkenning van de UBL factuur op Ja, Deels of Nee gezet is.
• Locatie van crediteur openen in Google Maps
  Klik op het icoontje achter het veld Straat om de locatie van de crediteur in Google Maps te tonen. De hier ingevulde adresgegevens worden daarvoor gebruikt.

  ---

• Factuurregels
  Factuur2KING 3.0 geeft de factuurregels op de inkoopfactuur weer in dit scherm. Als er veel regels op de inkoopfactuur staan kunt u de weergave verduidelijken door de regels te verdichten. Regels die op dezelfde grootboekrekening, kostenplaats en kostendrager geboekt worden kunnen op het scherm verdicht worden naar een enkele regel.
  • [Regels verdichten] / [Regels onverdicht]
    Druk op de knop [Regels verdichten] om factuurregels met dezelfde grootboekrekening, kostenplaats en kostendrager als één regel te tonen.
    Druk op de knop [Regels onverdicht] om eerder verdichte regels weer als afzonderlijke regels te tonen.
  • [Nieuwe herkenningscode]
    Druk op de knop [Nieuwe herkenningscode] om het invoerscherm van de tabel Herkenningscode te tonen. Daarin kunt u een nieuwe herkenningscode maken, die gebaseerd is op de geselecteerde factuurregel. Als de herkenningscode aan de administratie is toegevoegd, dan zal een zelfde factuurregel op een volgende factuur automatisch herkend worden.
• BTW
  De BTW van de inkoopfactuur wordt per BTW percentage gespecificeerd. De grondslag, het betreffende BTW percentage en het BTW bedrag worden getoond.
• Totalen
  De totalen van de inkoopfactuur worden weergegeven, uitgewerkt naar Totaal van de factuurregels, totaal van toeslagen en kortingen, totaal exclusief BTW, totaal BTW bedrag en het totaal te betalen bedrag.

Invoerscherm inkoopfactuur

• Gegevens van factuur invoeren
  Om de gescande documenten, die aan een nieuwe factuur gekoppeld worden, snel te kunnen verwerken, kan in dit scherm de boeking van de factuur ingevoerd worden. U kunt later eventueel de overige velden van de boekingsregel invoeren in het Boekingsprogramma.
  • Crediteur
    Toets [F4] in dit veld om het overzicht van crediteuren te tonen. Selecteer de gewenste crediteur en druk op [OK]. De geselecteerde crediteur wordt in dit veld ingevuld.
  • Kostenplaats / Kostendrager
    Deze velden worden alleen getoond als u gebruik maakt van kostenplaats/kostendrager in de administratie
    Vul de kostenplaats en/of kostendrager in , die in de boeking moeten worden ingevuld.
  • Bankrekeningen
    Ter informatie worden de bankrekening(en) van de geselecteerde crediteur getoond.
  • Factuurdatum
    Vul in dit veld de factuurdatum in. Deze datum kunt u terugvinden op het document. KING Finance stelt standaard de huidige datum voor, maar u kunt deze wijzigen.
  • Vervaldatum
    De vervaldatum wordt voorgesteld uit de betalingsconditie van de crediteur. In de betalingsconditie staat het aantal vervaldagen. Dat aantal wordt opgeteld bij de factuurdatum. Dit veld wordt automatisch aangepast als u de betalingsconditie wijzigt. U kunt ook handmatig de vervaldatum aanpassen als dat benodigd is.
  • Periode/jaar
    Vul de periode en het jaar in waarin de boekingsregel geboekt moet worden.
  • Boekstuk (Extern factuur nummer)
    Dit veld kan een andere naam hebben als dat is ingesteld in de tabel Dagboek
    Vul hier het boekstuk in van de aan te maken boeking. Bij een inkoopfactuur wordt hier vaak het factuurnummer van de crediteur ingevuld.
  • Kenmerk
    Vul hier het kenmerk van de factuur in. Het kenmerk kan een betalingskenmerk zijn, maar ook een tekst waarop de factuur later herkend kan worden.
  • Omschrijving
    Vul hier een omschrijving bij de boekingsregel in. Geef een omschrijving op waaraan u later gemakkelijk kunt herkennen welke boeking het betreft. Voorbeelden: "Garagenota reparatie Mercedes", "Verkoop 12 dozen dvd's".
  • Opmerking factuur
    Ruimte voor een uitgebreide opmerking bij deze factuur. De opmerking wordt getoond in het Boekingsprogramma en in het programma Informatie.

  BTW Inclusief/Exclusief

  • Zie de Factuur2KING 3.0 Instellingen voor de BTW codes die in de financiële boekingen gebruikt worden.
  • Inclusief BTW
    Dit onderdeel wordt getoond als in de Factuur2KING 3.0 instellingen - Verwerken gekozen is voor Inkoopfacturen boeken: Inclusief
    In dit gedeelte neemt u de financiële gegevens van de factuur over.
    • KOR-regeling
      De kleineondernemersregelng is actief in deze administratie. Er wordt geen BTW geboekt als de KOR actief is.
      Zie voor meer informatie: KOR-regeling 2020
    • Factuurbedrag
      Vul hier het totaal bedrag inclusief BTW van de factuur in.
    • BTW Hoog/Verlegd
      Kies BTW Hoog en vul het bedrag in dat op de factuur als BTW Hoog staat gespecificeerd.
      Kies BTW-verlegd als dit een inkoopfactuur is waarop de BTW verlegd is. Vul daarna het BTW bedrag in.
    • BTW laag
      Vul hier het bedrag in dat op de factuur als BTW Laag staat gespecificeerd.
    • Binnen EU
      Voor BTW binnen EU facturen kunt u een keuze maken tussen ICP leveringen en ICP diensten.
    • Als de BTW-bedragen niet aansluiten bij het factuurbedrag
      Kies op welke wijze het verschil geboekt moet worden.
      • Afrondingsverschil
        Het BTW-verschil wordt geboekt als afrondingsverschil.
      • BTW 0%
        Er is een bedrag waarvoor BTW 0%geldt. Geef het bedrag op in het invoerveld.
      • Aangepaste BTW bedragen
        De BTW bedragen zijn aangepaste BTW bedragen. Kies deze optie als u weet dat de BTW voor deze factuur correct geboekt wordt.
        
  • Exclusief BTW
    Dit onderdeel wordt getoond als in de Factuur2KING 3.0 instellingen - Verwerken gekozen is voor Inkoopfacturen boeken: Exclusief
    In dit gedeelte neemt u de financiële gegevens van de factuur over.
    • BTW
      Kies BTW-verlegd als dit een inkoopfactuur is waarop de BTW verlegd is. In dit schermonderdeel hoeft u dan alleen het bedrag exclusief BTW in te vullen. Met de BTW-code, die vastgelegd is in de instellingen, maakt KING Finance automatisch de BTW verlegd boeking en wordt het BTW bedrag correct op de BTW aangifte verwerkt.
      Kies BTW om, voor zover benodigd, de bedragen van de factuur met 21%, 6% en 0% BTW over te nemen.
    • Exclusief BTW
      Neem het bedrag exclusief BTW over zoals dat op de factuur vermeld staat. KING Finance rekent automatisch het BTW bedrag uit, maar u kunt het BTW bedrag wijzigen als dat benodigd is. U hoeft geen minteken voor het boekbedrag van een crediteur boeking te zetten. KING Finance boekt het ingevulde bedrag automatisch op de juiste manier.
    • KOR-regeling
      De kleineondernemersregelng is actief in deze administratie. Er wordt geen BTW geboekt als de KOR actief is.
      Zie voor meer informatie: KOR-regeling 2020
    • BTW bedrag
      KING Finance rekent automatisch het BTW bedrag uit, nada er een bedrag in de kolom Exclusief BTW is ingevuld. U kunt het BTW bedrag wijzigen als dat benodigd is.
    • Inclusief BTW
      De kolom Inclusief BTW kunt u niet aanpassen. De bedragen worden getoond ter informatie en controle.
    • Korting
      De korting van de inkoopfactuur kunt u in dit veld overnemen.
    • Order
      De orderkosten van de factuur kunt u in dit veld overnemen.
    • Vracht
      De orderkosten van de factuur kunt u in dit veld overnemen.
    • KB (Kredietbeperking)
      Het bedrag aan kredietbeperking van de factuur kunt u in dit veld overnemen.
    • [Toon laatste 5 facturen]
      Druk op de knop [Toon laatste 5 facturen] om van de gekozen relatie de laatste vijf verwerkte UBL facturen in een overzicht te tonen. U kunt vanuit het scherm met deze vijf facturen direct eerder gebruikte grootboekrekeningen overnemen in de factuur die u nu invoert.
    • [Factuur splitsen]
      Druk op de knop [Factuur splitsen] als de factuur op verschillende tegenrekeningen geboekt moet worden.
      Een deel van dit scherm wordt verborgen om ruimte te maken voor de uitsplitsing.
      Druk op [Annuleren] om het verborgen schermdeel weer te tonen.

      ---

  • Grootboekrekening
    In dit gedeelte kiest u de rekening waarop de factuurregel geboekt wordt.
    • Voorkeur
      Als aan de crediteur voorkeurstegenrekeningen gekoppeld zijn, dan worden de voorkeurstegenrekeningen hier automatisch getoond. Selecteer de gewenste voorkeurstegenrekening. Het rekeningnummer wordt automatisch ingevuld in het veld Tegenrekening.
    • Alle
      Kies Alle om de volledige lijst van grootboekrekeningen te tonen in de keuzelijst.
    • Kosten en inkoop
      Kies Kosten en inkoop om alleen de grootboekrekeningen voor kosten en inkoop te tonen in de keuzelijst.
      De grenzen van de kostenrekeningen zijn vastgelegd in de tabel Basis Financieel.

      ---

  • Betwist
    Vink deze optie aan als deze factuur als Betwist gemarkeerd moet worden.
  • Fiatteren voor betaling
    Let op: "Fiatteren voor betaling" is een onderdeel van de module Bankieren
    Deze optie is alleen beschikbaar als Fiatteren voor betalingen is ingeschakeld in de tabel Basis financieel
    Vink deze optie aan om de openstaande post van deze Factuur2KING 3.0 inkoopfactuur direct te fiatteren voor betaling.
    Vink deze optie uit om de openstaande post niet te fiatteren voor betaling.
  • Incasso
    Vink deze optie aan als deze factuur bij u geïncasseerd wordt door de crediteur. De factuur kan dan niet geselecteerd worden voor betaling in het programma Betalingen uitschrijven.
  • Reeds betaald via
    Deze optie wordt getoond als er maar één dagboek Kas of Vooruitbetaling met een vaste tegenrekening aanwezig is
    Kies "reeds betaald via" als de factuur al betaald is. Er is in de administratie maar één dagboek Kas of Memoriaal aanwezig waarop de betaling automatisch geboekt kan worden, met als tegenrekening de vaste tegenrekening van het dagboek.
  • Betaald middels
    Gebruik deze optie als de factuur reeds betaald is.
    U kunt hier aangeven op welke manier de betaling heeft plaatsgevonden.
    • Hier worden dagboeken met soort "kas" en dagboeken met soort "Vooruitbetaling" en een vaste tegenrekening weergegeven. Bij het verwerken van de inkoopfactuur zal direct de betaling worden geboekt in het hier geselecteerde dagboek, met als tegenrekening de vaste tegenrekening van het dagboek.
      
    • Voorbeeld: betaald per kas
      Vink deze optie aan als de factuur reeds betaald is per kas. De factuur wordt dan automatisch tegengeboekt in de kas. De factuur wordt geen openstaande post in de administratie.

Verwerken

• Verwerken en credits afschrijven
  Per verwerkte inkoopfactuur worden er 2 credits van uw tegoed afgeschreven.
• [Verwerken & volgende]
  Druk op de knop [Verwerken & volgende] om de inkoopfactuur te verwerken en direct daarna de volgende inkoopfactuur, die verwerkt moet worden, op het scherm te zetten.
• [Verwerken]
  Druk op de knop [Verwerken] om de inkoopfactuur te fiatteren.
• [Verwijderen}
  Druk op de knop [Verwijderen] om de inkoopfactuur uit Factuur2KING 3.0 te verwijderen.
  Let op: een verwijderde inkoopfactuur kan niet worden teruggezet. Na onbedoeld verwijderen dient de inkoopfactuur opnieuw naar kvknummer@factuur2king.nl gemaild te worden.
• [Annuleren]
  Druk op de knop [Annuleren] om dit scherm te sluiten. Eventuele wijzigingen in dit scherm worden niet opgeslagen.