Ga naar help over

• De lijst met medewerkers
• De velden van een medewerker

Medewerkers algemeen

• De tabel Medewerker is een lijst van medewerkers in uw onderneming. De medewerkers kunnen worden toegewezen aan onderdelen van de administratie.
• Medewerkers worden in de administratie gekoppeld aan onder meer inkoop- en verkooporders, te fiatteren facturen en
• Invoerend gebruikers kunnen zichzelf als medewerker (verkoper/inkoper) invoeren, maar ook andere medewerkers die zelf geen toegang hebben tot de software. Denk daarbij aan een extern verkoper, die zijn orders niet rechtstreeks in de software invoert, maar wel vermeldt moet worden in de orders die hij/zij aanbrengt.

Een Medewerker invoeren

• Klik op de [+] om een nieuwe medewerker in te voeren
  • Verplichte velden
    Voer een nummer en een zoeksleutel in. De overige verplichte velden worden automatisch gevuld met de eerst beschikbare waarde.
  • Optionele velden
    Vul de overige velden van de medewerker in voor zover ze benodigd zijn in de administratie.
  • De medewerker van de Invoerend gebruiker
    De zoeksleutel van de medewerker / verkoper / inkoper dient in dat geval identiek te zijn aan de gebruikersnaam (inlognaam).

Een soort medewerker kiezen

• Verkoper  Inkoper   Medewerker
  Afhankelijk van de modules in uw abonnement kunnen verkoper, inkoper en/of medewerker beschikbaar zijn
  • Bij openen van tabel Medewerker
    Klik op het keuzerondje om de gewenste lijst met verkopers, inkopers of alle medewerkers te tonen.

• Module Factuur2KING 3.0
  In de tabel Medewerker kan ingesteld worden dat de medewerker inkoopfacturen fiatteert, op welke wijze en tot en met welk bedrag de medewerker dat mag doen.
• Module Verkoop
  In de tabel Medewerker / Verkoper legt u de gegevens van de verschillende verkopers vast. Per order of per orderregel kan de verkoper worden opgeslagen.
• Module Inkoop
  In de tabel Medewerker / Inkoper legt u de gegevens van de verschillende inkopers vast. Per order of per orderregel kan de inkoper worden opgeslagen.
• Module Bankieren
  • Fiatteren inkoopboekingen
    In de tabel Medewerker legt u de gegevens van de verschillende medewerkers vast. Voor het onderdeel 'Te fiatteren posten' kan bij iedere medewerker een maximum bedrag worden ingegeven bij het veld 'Fiatteringsbevoegd bankieren tot'.
• Module Urenverantwoording
  In de tabel Medewerker / Verkoper legt u de gegevens van de verschillende medewerkers vast. In iedere declaratieboekingsregel wordt  de medewerker opgeslagen, zodat later bijvoorbeeld een urenstaat en overzichten per medewerker kunnen worden vervaardigd.
• Module Onkostenvergoeding
  In de tabel Medewerker koppelt u een crediteur aan de medewerker. Daarmee zijn de crediteurgegevens van de medewerker bekend. De crediteur wordt gebruikt als van de onkostenvergoedingregels van de medewerker journaalposten worden aangemaakt.
• Module Relatiebeheer
  In de tabel Medewerker / Verkoper legt u de gegevens van de verschillende medewerkers van uw bedrijf vast. Aan iedere medewerker kunnen relatieregels toegewezen worden.

Alles openen Alles sluiten

Zoeksleutel

De zoeksleutel dient identiek te zijn aan de gebruikersnaam, waarmee de medewerker inlogt in KING Finance. Dat is nodig om met programma's als Verkooporders Invoeren, Inkooporders invoeren en/of Urenboekingsprogramma te kunnen werken.

Personeelsnummer

Vul het personeelsnummer in van de medewerker. Dit veld is ter informatie. Het kan worden gebruikt om een medewerker op te zoeken in de lijst van medewerkers, maar het wordt niet gebruikt in andere programma's van KING Finance.

Voorletters

Vul de voorletters in van de medewerker.

Voorbeeld van gebruik
De invoer in dit veld kan gebruikt worden als invoegvariabele in de tekst van de e-mail waarmee bijvoorbeeld facturen verstuurd worden.
Lees hier meer over invoegvariabelen in e-mail

Tussenvoegsel

Vul eventueel het tussenvoegsel (de / van de / van der) in van de medewerker.

Voorbeeld van gebruik
De invoer in dit veld kan gebruikt worden als invoegvariabele in de tekst van de e-mail waarmee bijvoorbeeld facturen verstuurd worden.
Lees hier meer over invoegvariabelen in e-mail

Achternaam

Vul de achternaam in van de medewerker.

Voorbeeld van gebruik
De invoer in dit veld kan gebruikt worden als invoegvariabele in de tekst van de e-mail waarmee bijvoorbeeld facturen verstuurd worden.
Lees hier meer over invoegvariabelen in e-mail

Roepnaam

Vul de roepnaam in van de medewerker.

Voorbeeld van gebruik
De invoer in dit veld kan gebruikt worden als invoegvariabele in de tekst van de e-mail waarmee bijvoorbeeld facturen verstuurd worden.
Lees hier meer over invoegvariabelen in e-mail

Telefoon intern

Vul het interne telefoonnummer in van de medewerker.

Voorbeeld van gebruik
De invoer in dit veld kan gebruikt worden als invoegvariabele in de tekst van de e-mail waarmee bijvoorbeeld facturen verstuurd worden. Daarmee wordt automatisch het interne telefoonnummer van de medewerker die de mail verstuurt in de e-mail tekst getoond.
Lees hier meer over invoegvariabelen in e-mail

Telefoon mobiel

Vul het mobiele telefoonnummer in van de medewerker.

Voorbeeld van gebruik
De invoer in dit veld kan gebruikt worden als invoegvariabele in de tekst van de e-mail waarmee bijvoorbeeld facturen verstuurd worden. Daarmee wordt automatisch het mobiele telefoonnummer van de medewerker die de mail verstuurt in de e-mail tekst getoond.
Lees hier meer over invoegvariabelen in e-mail

E-mailadres

Vul het e-mailadres in van de medewerker.

Voorbeeld van gebruik
De invoer in dit veld kan gebruikt worden als invoegvariabele in de tekst van de e-mail waarmee bijvoorbeeld facturen verstuurd worden. Daarmee wordt automatisch het e-mail adres van de medewerker die de mail verstuurt in de e-mail tekst getoond.
Lees hier meer over invoegvariabelen in e-mail

Afdeling

Toets [F4] om de afdeling van de medewerker te kiezen uit het keuzescherm Medewerker afdeling.

Functie

Toets [F4] om de functie van de medewerker te kiezen uit het keuzescherm Medewerker functie.

Dagboek Kostendeclaraties

Vul hier het dagboek voor Onkostendeclaraties in.
Gebruik deze optie om voor deze medewerker het dagboek vast te leggen waarin met de MUIS Live app onkosten geboekt kunnen worden. Als hier een dagboek is ingevuld kan de medewerker in de Live app geen dagboek kiezen. Maak / Laat dit veld leeg als de medewerker in de Live app zelf het dagboek voor onkostendeclaraties moet kunnen kiezen.

Is directeur

Deze optie is van belang voor de tussentijdse en jaarrapportage van deze administratie
Deze optie is altijd zichtbaar, ongeacht of de iMUIS module Jaarrapportage geregistreerd is
Vink deze optie aan als deze medewerker de directeur is van de onderneming waarvoor deze administratie gevoerd wordt. Deze optie kan door de accountant gebruikt worden om de naam van de directeur van de onderneming te gebruiken op de tussentijdse en jaarrapportage van deze administratie.

Geblokkeerd

Een geblokkeerd tabel-item is niet zichtbaar in de betreffende keuzetabel in andere programma's.
Vink deze optie aan om de geselecteerde medewerker te blokkeren voor gebruik in KING Finance. KING Finance zal een waarschuwing tonen indien u een geblokkeerde medewerker probeert te koppelen aan een andere tabel of gebruikt in bijvoorbeeld het programma Verkooporders invoeren. Eerder ingevoerde regels met deze medewerker worden niet beïnvloed door de blokkering.
Vink deze optie uit om de blokkering op te heffen.

Crediteur

Toets [F4] om de medewerker aan zijn eigen crediteurgegevens te koppelen. De medewerker dient als crediteur in de tabel Crediteur aanwezig te zijn.

De koppeling tussen medewerker en crediteur wordt onder meer gebruikt in de module Onkostendeclaraties. Vanuit de administratie kunnen ingediende onkostendeclaraties uitbetaald worden aan de medewerker die ze heeft ingediend.

Bankieren

Fiatteringsbevoegd bankieren tot

Vul hier het maximaal te fiatteren bedrag per factuur in voor deze medewerker. De medewerker mag facturen van crediteuren tot dit bedrag fiatteren. Facturen met een hoger bedrag kan de medewerker niet fiatteren. In het programma Fiatteren betalingen wordt met regelkleuren weergegeven welke facturen door de medewerker gefiatteerd mogen worden.

Verkoop

Is verkoper

Deze optie is niet van belang voor Urenverantwoording
Vink deze optie aan om de medewerker als verkoper te kunnen selecteren in de keuzetabel Verkoper in andere KING Finance programma's.
Vink deze optie uit om de medewerker niet als verkoper te gebruiken in KING Finance.

Een verkoper wordt vastgelegd in de orderkop van een verkooporder of desgewenst per verkooporderregel. De resultaten per verkoper kunnen vervolgens opgevraagd worden met rapporten als Artikelstatistiek en Artikel-debiteur statistiek.

Voorkeursordersoort

Deze optie is niet van belang voor Urenverantwoording
U kunt aan iedere verkoper een voorkeurs ordersoort koppelen. Deze ordersoort zal dan bij het invoeren van orders automatisch voorgesteld worden. U kunt de ordersoort, als u daartoe gebruikersrechten heeft,  op dat moment altijd nog wijzigen.

Voorbeeld : u kunt aan een baliemedewerker de ordersoort "Contant" koppelen, en aan een telefonische verkoper de ordersoort "op rekening", zodat voor beide verkopers automatisch de van toepassing zijnde velden worden gevuld.

Inkoop

Is inkoper

Deze optie is niet van belang voor Urenverantwoording
U kunt hier aangeven of de betreffende medewerker inkoper is. Inkopers worden in KING Finance gebruikt om aan te geven wie gescande of geüploade documenten mag fiatteren.

Fiatteren inkoopboekingen

• Deze opties behoren tot de module Bankieren. Deze opties zijn alleen zichtbaar wanneer in de tabel Basis financieel de optie Fiatteren inkoopboekingen gebruiken is ingeschakeld.

Mag inkooporders en/of inkoopboekingen fiatteren

Deze optie behoort tot de module Bankieren
Vink deze optie aan als deze medewerker inkoopboekingen mag fiatteren.
Vink deze optie uit als de medewerker geen inkoopboekingen mag fiatteren.

Alle inkoopboekingen fiatteren vanaf

Deze optie behoort tot de module Bankieren
Als bij deze optie een bedrag is ingevuld, en het bedrag van de boekingsregel is groter dan dit 'vanaf' bedrag, dan moet deze medewerker de inkoopboeking fiatteren, ongeacht of deze medewerker gekoppeld is aan de opgegeven kostenplaats. Dit is voornamelijk bedoeld voor bijvoorbeeld de directie van een bedrijf (eindfiatteur).

Relatiebeheer

Primaire groep

Deze optie behoort tot de module Relatiebeheer
Toets [F4] om de primaire groep waartoe deze medewerker behoort, te selecteren. Medewerkers worden in primaire groepen ingedeeld. Dit is om bijvoorbeeld het indelen van medewerkers per afdeling mogelijk te maken.

Blokkeren voor toewijzen relatiebeheerregels

Deze optie behoort tot de module Relatiebeheer
Vink deze optie aan om deze medewerker te blokkeren voor het toewijzen van relatiebeheerregels.

Uren

Verantwoordelijk medewerker uren

Toets [F4] om de medewerker te selecteren, die verantwoordelijk is voor de uren van de geselecteerde medewerker. Als er gebruik wordt gemaakt van het fiatteren van uren door verantwoordelijke medewerkers (dit kan alleen in iMUIS op de server geactiveerd worden), dan moet hier een verantwoordelijk medewerker ingevuld worden voor medewerkers die niet zelf hun uren mogen fiatteren.

Selecteer hier een verantwoordelijke medewerker voor deze medewerker.  Toets daartoe [F4] in dit veld, om een keuzelijst met verantwoordelijke medewerkers te tonen.
NB: een medewerker kan niet zichzelf als verantwoordelijke medewerker invullen. Voor medewerkers die zelf verantwoordelijk zijn voor hun declaratieboekingen (en het fiatteren daarvan als verantwoordelijk medewerker) dient u dit veld leeg te laten.

Percentage verrekenbare uren per week

Geef hier een percentage op als het aantal verrekenbare uren van deze medewerker aan een percentage gebonden is. Tijdens de invoer van de uren zal KING Finance met dit percentage rekening houden.

Factuur2KING 3.0

• Let op: Er dient minstens één medewerker te zijn met de optie [UBL Inkoopfacturen fiatteren = Onbeperkt], zodat gegarandeerd is dat alle facturen gefiatteerd kunnen worden

UBL inkoopfacturen fiatteren

• Nee (standaard waarde)
  De medewerker mag geen UBL facturen fiatteren.
• Bevoegd tot bedrag
  Deze optie maakt het veld "UBL inkoopfacturen fiatteren bevoegd tot" beschikbaar
  De medewerker mag fiatteren maar tot het bedrag dat in het veld "UBL inkoopfacturen fiatteren bevoegd tot" wordt opgegeven.
• Onbeperkt
  De medewerker mag alle facturen fiatteren ( ongeacht het bedrag ).

UBL inkoopfacturen fiatteren bevoegd tot

Dit veld is alleen beschikbaar als in het veld UBL inkoopfacturen fiatteren is gekozen voor "Bevoegd tot bedrag"
Vul hier het bedrag in en tot en met welk de medewerker inkoopfacturen mag fiatteren. Facturen met een hoger bedrag dienen door een andere fiatteur gefiatteerd te worden.

UBL inkoopfacturen fiatteren via e-mail

Medewerkers die ingesteld zijn als fiatteur, in Factuur2KING 3.0 instellingen, kunnen zonder in te loggen de inkoopfacturen per e-mail toegezonden krijgen en vanuit hun e-mailprogramma fiatteren.

• Zet deze optie aan om te fiatteren inkoopfacturen te versturen naar het e-mail adres van de medewerker. Per factuur kan de medewerker in de e-mail de fiattering uitvoeren. De medewerker hoeft niet in KING Finance in te loggen.
• Zet deze optie uit om de te fiatteren facturen niet per mail aan te beiden aan deze medewerker. De medewerker moet inloggen in KING Finance om de inkoopfacturen te kunnen fiatteren.