• Met Factuur2KING 3.0 van KING Finance kunt u het verwerken van inkoopfacturen in uw administratie automatiseren. Ook uw eigen verkoopfacturen kunnen, als ze met een extern pakket gemaakt worden, gemakkelijk in uw adminisitratie verwerkt worden.
• U stuurt uw inkoop- en/of verkoopfacturen per e-mail naar het Factuur2KING 3.0 adres van uw administratie.
• Factuur2KING 3.0 zorgt er vervolgens voor dat de inkoop-/verkoopfacturen worden herkend en in uw administratie worden geplaatst.

Factuur2KING 3.0 is beschikbaar in iedere bundel

• Factuur2KING 3.0 in een KING Finance abonnement
  Om met Factuur2KING 3.0 te kunnen werken dient Factuur2KING 3.0 Inkoop en/of Factuur2KING 3.0 Verkoop aangevinkt te zijn in uw gebruikersrechten of gebruikersrechten profiel.

Factuur2KING 3.0 combineren met andere modules

• Module Kijkfunctie
  Als Factuur2KING 3.0 gecombineerd wordt met de module Kijkfunctie kunt u gebruik maken van de MUIS Live app om inkoopfacturen direct naar de administratie te sturen. In de Live app maakt u een foto van inkoopfactuur of bonnetje.
• Module Digitaal dossier
  Gecombineerd met de module Digitaal dossier zijn de documenten van de inkoopfacturen digitaal beschikbaar in de administratie. U kunt de documenten raadplegen, afdrukken en e-mailen.
• Module Financieel
  Gecombineerd met de module Financieel kunt u zien hoe de inkoopfacturen door Factuur2KING 3.0 financieel in de administratie verwerkt worden. In het programma Informatie kunt u de openstaande posten raadplegen.
• Module Bankieren
  Gecombineerd met de module Bankieren kunt u de facturen van uw leveranciers betalen. Lees bankafschriften in om de openstaande posten automatisch af te letteren in de administratie.

Afrekenen met Portal credits

• Per verwerkte factuur worden portal credits in rekening gebracht. Dat gebeurt op het moment dat u de factuur verwerkt in definanciele administratie. U kunt de portal credits aanschaffen via [menu Beheer - Mijn gegevens - Portal credits].
  • PDF / afbeelding van inkoopfactuur
    Voor het verwerken van een PDF of afbeelding worden 2 credits van uw tegoed afgeschreven.
  • UBL
    Voor het verwerken van een inkoopfactuur in UBL formaat wordt 1 credit van uw tegoed afgeschreven.

• Als eerste dient u Factuur2KING 3.0 te activeren in uw administratie.
• KVK nummer invoeren
  Menu - Financieel - Grootboek - Tabellen - Basis algemeen
  Het is verplicht om het KVK nummer van de onderneming, waarvoor de administratie gevoerd wordt, vast te leggen in de tabel Basis Algemeen. Het KVK nummer wordt gebruikt om een uniek e-mailadres bij Factuur2KING 3.0 aan te maken. Dat is het e-mailadres waar u de inkoopfacturen naar toe gaat sturen.
• Factuur2KING 3.0 activeren
  Menu - Financieel - Factuur2KING 3.0- Factuur2KING 3.0 instellingen (inkoopfacturen)
  Dit scherm wordt automatisch getoond als Factuur2KING 3.0 nog niet geactiveerd is
  Activeer uw Factuur2KING 3.0 e-mailadres door op de knop [kvknummer@factuur2king.nl activeren] te klikken. Mochten er nog essentiele gegevens ontbreken dan krijgt u daarvan een melding.
  

• Om UBL Inkoopfacturen automatisch te kunnen verwerken in de financiële administratie heeft KING Finance de volgende instellingen nodig:
• Factuur2KING 3.0 instellingen
  Menu - Financieel - Factuur2KING 3.0 - Factuur2KING 3.0 Instellingen (inkoopfacturen)
  Ga naar het instellingen scherm en vul de gevraagde gegevens in.
  • Introductie
    Op dit tabblad kan Factuur2KING 3.0 voor deze administratie geactiveerd en gedeactiveerd worden.
  • BTW-codes
    De BTW codes worden gebruikt in de journaalposten die van de Factuur2KING 3.0 factuur worden gemaakt. Vul de grootboekrekeningen en BTW-codes allemaal in, ook als u denkt dat u bepaalde gegevens niet gaat gebruiken in uw administratie, zodat Factuur2KING 3.0 inlezen iedere voorkomende BTW boeking kan maken.
    Gebruik de opties bij Algemeen om inkoopfacturen met hoge factuurbedragen, oude inkoopfacturen, creditnota's en inkoopfacturen met afwijkende bedragen te herkennen. In het overzicht van ingelezen facturen wordt daar dan melding van gemaakt.
  • E-mailadressen en herkenning
    • E-mailadressen
      Factuur2KING 3.0 inlezen kan notificaties versturen per e-mail. Vul per notificatie het e-mail adres in waarop u deze wilt ontvangen.
      De whitelist is een lijst van e-mailadressen die facturen mogen sturen naar uw Factuur2KING 3.0.
    • Herkenning
      Dit tabblad heeft diverse instellingen om de herkenning van de Factuur2KING 3.0 facturen af te stemmen op uw bedrijf.
  • Verwerkingsinstellingen
    Het tabblad Verwerkingsinstellingen heeft diverse mogelijkheden om het verwerken van inkoopfacturen in de financiele administratie af te stemmen op uw bedrijf. Stel bij Verwerken in hoe de inkoopfacturen in de financiële administratie verwerkt moeten worden. Lees de teksten door en stel iedere optie in naar uw voorkeur.
  • Portal credits
    Op het tabblad Portal credits wordt aangegeven of de portal credits van de accountant of uw eigen portal credits worden gebruikt. Bij gebruik van eigen portal credits kunt u hier kiezen voor welke administraties u de portal credits wilt gebruiken.
• Zie Factuur2KING 3.0 instellingen voor help per invoerveld.

Facturen mailen naar Factuur2KING

• Nadat Factuur2KING 3.0 geactiveerd en ingesteld is kunt u inkoopfacturen naar het e-mailadres kvknummer@factuur2king.nl gaan sturen.
• Een papieren factuur of bonnetje kunt u scannen. De afbeelding of het PDF document voegt u toe als bijlage van de e-mail aan kvknummer@factuur2king.nl
• Als uw leverancier een e-mail met de inkoopfactuur in UBL formaat stuurt, dan kunt u die direct doorsturen naar kvknummer@factuur2king.nl
• Leveranciers die UBL facturen verstrekken kunnen deze ook rechtstreeks naar kvknummer@factuur2king.nl sturen. U ziet de inkoopfactuur dan binnenkomen in het "Factuur2KING 3.0 inlezen" programma van KING Finance.

Voorwaarden en restricties

• E-mail naar meerdere Factuur2KING adressen tegelijk is niet mogelijk
  Een e-mailbericht kan maar naar 1 Factuur2KING adres tegelijk gestuurd worden. Een e-mail met meerdere e-mailadressen in het veld Aan:, CC: en/of BCC: zal alleen bij het Factuur2KING postvak van het eerste e-mailadres van het veld Aan: afgeleverd worden.
• Hoe kun je een factuur wel naar meerdere Factuur2KING e-mailadressen versturen?
  Als het nodig is dat een factuur naar twee Factuur2KING adressen wordt gestuurd, dan moeten er twee e-mailberichten worden verstuurd.
  • Voorbeeld
    Voor een factuur die geboekt moet worden in de inkoop van de ene en de verkoop van de andere administratie dient een e-mailbericht gemaakt te worden met in de AAN: kvknummer@factuur2king.nl en nog een e-mailbericht met in de AAN verkoop.kvknummer@factuur2king.nl.
    
• E-mail met meerdere bijlagen
  Een e-mail aan Factuur2KING mag wel meerdere bijlagen bevatten. Dat kunnen losse PDF bestanden en foto's van bonnetjes zijn, of PDF bestanden die bestaan uit meerdere pagina's waarin meerdere facturen zijn opgenomen.

• Het fiatteren van UBL facturen kan in/uit geschakeld worden in de instellingen.
• Er is een keuze tussen standaard fiatteren en geavanceerd fiatteren.
• UBL facturen moeten bijvoorbeeld gefiatteerd worden als:
  • De afzender van de e-mail niet op de whitelist staat
  • Het factuurbedrag hoger is dan het ingestelde maximum bedrag
  • De factuur ouder is dan het vooraf ingestelde aantal dagen
  • Als op de factuur is aangegeven dat de factuur automatisch bij u geïncasseerd zal worden
  • De factuur een creditnota is
• Of KING Finance hierop moet signaleren kunt u opgeven in de instellingen.
• UBL facturen op het tabblad Fiatteren moeten gezien en gefiatteerd worden voordat de facturen in de financiële administratie verwerkt kunnen worden.

• UBL facturen waarin informatie ontbreekt moeten worden aangevuld voordat ze in de administratie verwerkt kunnen worden.
• Het betreft facturen waarbij het automatische herkenningsysteem van Factuur2KING 3.0 de informatie op de aangeleverde scan, foto of document niet volledig kan herleiden.
• De betreffende scan, foto of document kan worden weergegeven, zodat u zelf de ontbrekende informatie kunt overnemen in de administratie.

• De UBL facturen in dit scherm zijn herkend door Factuur2KING 3.0.
• Afhankelijk van de aanwezige informatie in/op de scan, foto, document of UBL bestand, dient u bij betreffende UBL facturen handmatig de nog ontbrekende informatie aan de administratie toe te voegen. U kunt daarbij denken aan een UBL factuur van een crediteur die nog niet in de administratie ingevoerd is. De UBL factuur is correct en de aanwezige informatie is alvast overgenomen, maar u dient zelf de betreffende crediteur aan iMUIS toe te voegen voordat de UBL factuur verwerkt kan worden.
  • Groene regels
    Regels met een groene kleurcode kunnen verwerkt worden in de financiële administratie.
  • Gele regels
    Regels met een gele kleurcode zijn bijna compleet. Er moet nog een enkel detail worden toegevoegd voor de regel verwerkt kan worden. U kunt daarbij denken aan een crediteur met twee voorkeurtegenrekeningen. U dient aan te geven welke tegenrekening gebruikt moet worden.
  • Rode regels
    In regels met een rode kleur ontbreken er essentiële gegevens. Klik op de rode knop [Verwerken] om het document te openen en de ontbrekende gegevens in te voeren.
• Volledig herkende (en eventueel gefiatteerde) Factuur2KING 3.0 facturen kunnen vanuit dit scherm verwerkt worden in de financiële administratie.