Hoe maakt accountant/systeembeheerder een nieuwe gebruiker aan

Inhoudsopgave

Stap-voor-stap

Sneltoetsen

Instellingen

Hoe maakt een accountant/systeembeheerder een nieuwe gebruiker aan?

Algemene informatie, instellingen en tips

Dit voorbeeld is bedoeld voor een accountant/systeembeheerder

Om een nieuwe gebruiker aan te kunnen maken dient u toegangsrechten te hebben tot de volgende onderdelen:

iMUIS Verkenner - Algemeen - Gebruikersbeheer - Uw gebruikersnaam - tabblad Programma's - KING Finance - Systeembeheer - Gebruikers
Deze optie dient in iMUIS Gebruikersbeheer aangevinkt te zijn om te kunnen werken met gebruikers in KING Finance Gebruikersbeheer

Gebruiker "beheer" aanmaken in iMUIS op de server
Bekijk een voorbeeld video op onze website
https://www.muis.nl/instructievideos/
De laatste video toont een voorbeeld van het aanmaken van de gebruiker 'beheer'.

Een online gebruiker aanmaken
Bekijk een voorbeeld video op onze website
https://www.muis.nl/instructievideos/
of volg de onderstaande stappen.

Stap-voor-stap uitgelegd

Open een willekeurige administratie

Kies Menu - Beheer - Gebruikersbeheer - Gebruikersbeheer

Klik onderin het scherm op [Nieuwe gebruiker aanmaken].

Kies eerst of u een nieuwe klant wilt aanmaken, of dat u de toegangsrechten voor een medewerker van uw bedrijf gaat instellen.

Lees eventueel de Introductie door en klik op [Volgende]

In het scherm "Toekennen van rechten tot een administratie" maakt u een keuze uit:

Er is nog geen administratie voor deze gebruiker
U kiest deze optie als:

Er voor de aan te maken gebruiker nog geen administratie is aangemaakt, maar u wel de aanmelding voor KING Finance wilt afronden.

U niet weet tot welke administratie de gebruiker rechten heeft. U kunt dit later in iMUIS Gebruikersbeheer instellen.

Neem alle informatie over uit en geef toegang tot administratie
U kiest deze optie als:

Er voor de aan te maken gebruiker een administratie is klaargezet, die u in de keuzelijst kunt selecteren. De aan te maken gebruiker krijgt automatisch rechten in de hier geselecteerde administratie.

U meerdere nieuwe gebruikers, bijvoorbeeld de medewerkers van uw kantoor, via KING Finance direct rechten wilt geven tot dezelfde administratie. U kunt ook meerdere gebruikers aanmelden zonder de gebruikers toegang te geven tot dezelfde administratie. Vink dan "Er is nog geen administratie voor

Nadat u uw keuze heeft gemaakt klikt u op [Volgende].

TIP: vanaf dit punt in de aanmeldprocedure krijgt u "Extra informatie" bij de diverse invoervelden aan de rechterzijde van het scherm.

In het scherm "Klantgegevens" worden de velden voor zover mogelijk gevuld met informatie uit de Basis Algemeen van de geselecteerde administratie. Controleer de gegevens, want deze worden gebruikt op de order- en incassobevestiging die naar de klant verzonden zal worden.
Als u in het vorige scherm gekozen heeft voor "Er is nog geen administratie voor deze gebruiker", dan dient u de gegevens zelf in te vullen. Het veld Faxnummer mag eventueel leeg blijven.

Als alle velden ingevuld zijn klikt u op [Volgende].

In het scherm "Inloggegevens/modules" worden de laatste gegevens van de aanmeldprocedure ingevuld.

Profielgebruiker
Kies hier aan welke profielgebruiker de nieuwe gebruiker gekoppeld wordt. De nieuwe gebruiker zal automatisch alle rechten en instellingen van de profielgebruiker overnemen, zodat u deze niet apart hoeft in te voeren. Een profielgebruiker kunt u aanmaken in het programma iMUIS Gebruikersbeheer.

Enkele/meerdere gebruikers aanmaken
Kies "Enkele gebruiker aanmaken" als u één gebruiker aanmaakt
Kies "Meerdere gebruikers aanmaken" als u meerdere gebruikers op hetzelfde adres (bijvoorbeeld de medewerkers van uw kantoor) wilt aanmelden.

Mobiel
Voer hier het mobiele nummer in van de gebruiker. Dit nummer zal gebruikt worden om inloggegevens en sessiecodes per SMS naar de gebruiker te sturen.
Het invullen van een mobiel nummer is niet verplicht.

E-mail adres
Vul hier het e-mailadres van de gebruiker in. Naar dit e-mailadres zal de order- en incassobevestiging gemaild worden. Ook kan dit e-mailadres gebruikt worden voor het ontvangen van inloggegevens en sessiecodes.

Gebruikersnaam
Vul hier de gebruikersnaam in waarmee de gebruiker later kan inloggen in KING Finance.
Klik op [Genereer een alternatieve gebruikersnaam] om KING Finance een (niet in iMUIS voorkomende) gebruikersnaam te laten genereren.

Modules (voorbeelden van)
Vink de modules aan waarmee de gebruiker gaat werken. Het totaalbedrag ex. BTW per maand wordt direct getoond.

Financieel
Boekingsprogramma, Tabellen, Rapporten, Informatie

Kijkfunctie
Alleen rapporten en informatieschermen

Uren
Gewerkte uren invoeren en urenstaat raadplegen en afdrukken

BTW goedkeuren
Klant kan door accountant opgestelde BTW-aangiftes goed- of afkeuren

Bankieren
Elektronisch bankafschrift inlezen, controleren en doorboeken naar financiële administratie

SMS beveiliging
Extra beveiligd inloggen. De SMS met sessiecode wordt gemaakt en verstuurd op het moment van inloggen.

Factuur naar
Kies "Bedrijfsnaam" als de factuur door de klant betaald gaat worden. De klant krijgt een order- en incassobevestiging toegestuurd, de accountant een kopie hiervan.
Kies "Uw kantoor" als de factuur door de accountant/intermediair voldaan zal worden. De klant ontvangt nu geen e-mail van KING Software, en de order- en incassobevestiging wordt naar de accountant verstuurd.

Banksoort
Kies Bank of Postbank

Bank-/tweede bankrekening en Tenaamstelling
Vul hier het bankrekeningnummer in waarmee KING Finance betaald gaat worden. Vul bij een tweede bankrekening altijd de Tenaamstelling in.

Voorwaarden
Voor belangrijke informatie over het contract dat de gebruiker aangaat met KING Software kunt u op de link naast het aankruisvakje klikken en de Algemene Voorwaarden KING Finance lezen en eventueel afdrukken.
Vink deze optie aan als u akkoord gaat met de Algemene Voorwaarden KING Finance.

Klik op "Nu aanmelden".

Na de aanmelding

Order- en incassobevestiging
KING Finance verstuurt nu een order- en incassobevestiging voor de geselecteerde modules naar de nieuw aangemaakte gebruiker (of als daarvoor gekozen is naar de accountant). Zodra de ondertekende order- en incassobevestiging is ontvangen, goedgekeurd en verwerkt door KING Software zal de accountant per e-mail bericht krijgen dat de nieuwe gebruiker toegang heeft gekregen tot KING Finance.

Welke e-mail adressen worden er gebruikt door KING Finance?
De e-mail voor de nieuw aangemaakte gebruiker wordt verzonden naar het e-mailadres zoals dat is ingevoerd in het scherm "Inloggegevens/modules".
De e-mail naar de accountant wordt verstuurd naar het e-mailadres van de in KING Finance ingelogde accountant/systeembeheerder, zoals dat is ingevoerd op het tabblad Eigenschappen in het programma iMUIS Gebruikersbeheer.

In iMUIS op de server
Een nieuw aangemaakte gebruiker wordt direct zichtbaar in het programma iMUIS Gebruikersbeheer.

Toegang tot KING Finance activeren
Zodra de ondertekende order- en incassobevestiging is ontvangen, goedgekeurd en verwerkt door KING Software zal de accountant per e-mail bericht krijgen dat de nieuwe gebruiker toegang heeft gekregen tot KING Finance. De accountant dient nu in KING Finance Systeembeheer de gebruiker te activeren.

Stap-voor-stap uitgelegd

Open een willekeurige administratie
Kies Menu - Beheer - Gebruikersbeheer - Gebruikersbeheer
Klik onderin het scherm op [Nieuwe gebruiker aanmaken].
Kies eerst of u een nieuwe klant wilt aanmaken, of dat u de toegangsrechten voor een medewerker van uw bedrijf gaat instellen.
Lees eventueel de Introductie door en klik op [Volgende]
In het scherm "Toekennen van rechten tot een administratie" maakt u een keuze uit:
- Er is nog geen administratie voor deze gebruiker
  U kiest deze optie als:
  - Er voor de aan te maken gebruiker nog geen administratie is aangemaakt, maar u wel de aanmelding voor KING Finance wilt afronden.
  - U niet weet tot welke administratie de gebruiker rechten heeft. U kunt dit later in iMUIS Gebruikersbeheer instellen.
- Neem alle informatie over uit en geef toegang tot administratie
  U kiest deze optie als:
  - Er voor de aan te maken gebruiker een administratie is klaargezet, die u in de keuzelijst kunt selecteren. De aan te maken gebruiker krijgt automatisch rechten in de hier geselecteerde administratie.
  - U meerdere nieuwe gebruikers, bijvoorbeeld de medewerkers van uw kantoor, via KING Finance direct rechten wilt geven tot dezelfde administratie. U kunt ook meerdere gebruikers aanmelden zonder de gebruikers toegang te geven tot dezelfde administratie. Vink dan "Er is nog geen administratie voor
Nadat u uw keuze heeft gemaakt klikt u op [Volgende].
TIP: vanaf dit punt in de aanmeldprocedure krijgt u "Extra informatie" bij de diverse invoervelden aan de rechterzijde van het scherm.
In het scherm "Klantgegevens" worden de velden voor zover mogelijk gevuld met informatie uit de Basis Algemeen van de geselecteerde administratie. Controleer de gegevens, want deze worden gebruikt op de order- en incassobevestiging die naar de klant verzonden zal worden.
Als u in het vorige scherm gekozen heeft voor "Er is nog geen administratie voor deze gebruiker", dan dient u de gegevens zelf in te vullen. Het veld Faxnummer mag eventueel leeg blijven.
Als alle velden ingevuld zijn klikt u op [Volgende].
In het scherm "Inloggegevens/modules" worden de laatste gegevens van de aanmeldprocedure ingevuld.
- Profielgebruiker
  Kies hier aan welke profielgebruiker de nieuwe gebruiker gekoppeld wordt. De nieuwe gebruiker zal automatisch alle rechten en instellingen van de profielgebruiker overnemen, zodat u deze niet apart hoeft in te voeren. Een profielgebruiker kunt u aanmaken in het programma iMUIS Gebruikersbeheer.
- Enkele/meerdere gebruikers aanmaken
  Kies "Enkele gebruiker aanmaken" als u één gebruiker aanmaakt
  Kies "Meerdere gebruikers aanmaken" als u meerdere gebruikers op hetzelfde adres (bijvoorbeeld de medewerkers van uw kantoor) wilt aanmelden.
- Mobiel
  Voer hier het mobiele nummer in van de gebruiker. Dit nummer zal gebruikt worden om inloggegevens en sessiecodes per SMS naar de gebruiker te sturen.
  Het invullen van een mobiel nummer is niet verplicht.
- E-mail adres
  Vul hier het e-mailadres van de gebruiker in. Naar dit e-mailadres zal de order- en incassobevestiging gemaild worden. Ook kan dit e-mailadres gebruikt worden voor het ontvangen van inloggegevens en sessiecodes.
- Gebruikersnaam
  Vul hier de gebruikersnaam in waarmee de gebruiker later kan inloggen in KING Finance.
  Klik op [Genereer een alternatieve gebruikersnaam] om KING Finance een (niet in iMUIS voorkomende) gebruikersnaam te laten genereren.
- Modules (voorbeelden van)
  Vink de modules aan waarmee de gebruiker gaat werken. Het totaalbedrag ex. BTW per maand wordt direct getoond.
  - Financieel
    Boekingsprogramma, Tabellen, Rapporten, Informatie
  - Kijkfunctie
    Alleen rapporten en informatieschermen
  - Uren
    Gewerkte uren invoeren en urenstaat raadplegen en afdrukken
  - BTW goedkeuren
    Klant kan door accountant opgestelde BTW-aangiftes goed- of afkeuren
  - Bankieren
    Elektronisch bankafschrift inlezen, controleren en doorboeken naar financiële administratie
  - SMS beveiliging
    Extra beveiligd inloggen. De SMS met sessiecode wordt gemaakt en verstuurd op het moment van inloggen.
- Factuur naar
  Kies "Bedrijfsnaam" als de factuur door de klant betaald gaat worden. De klant krijgt een order- en incassobevestiging toegestuurd, de accountant een kopie hiervan.
  Kies "Uw kantoor" als de factuur door de accountant/intermediair voldaan zal worden. De klant ontvangt nu geen e-mail van KING Software, en de order- en incassobevestiging wordt naar de accountant verstuurd.
- Banksoort
  Kies Bank of Postbank
- Bank-/tweede bankrekening en Tenaamstelling
  Vul hier het bankrekeningnummer in waarmee KING Finance betaald gaat worden. Vul bij een tweede bankrekening altijd de Tenaamstelling in.
- Voorwaarden
  Voor belangrijke informatie over het contract dat de gebruiker aangaat met KING Software kunt u op de link naast het aankruisvakje klikken en de Algemene Voorwaarden KING Finance lezen en eventueel afdrukken.
  Vink deze optie aan als u akkoord gaat met de Algemene Voorwaarden KING Finance.
Klik op "Nu aanmelden".
Na de aanmelding
- Order- en incassobevestiging
  KING Finance verstuurt nu een order- en incassobevestiging voor de geselecteerde modules naar de nieuw aangemaakte gebruiker (of als daarvoor gekozen is naar de accountant). Zodra de ondertekende order- en incassobevestiging is ontvangen, goedgekeurd en verwerkt door KING Software zal de accountant per e-mail bericht krijgen dat de nieuwe gebruiker toegang heeft gekregen tot KING Finance.
  - Welke e-mail adressen worden er gebruikt door KING Finance?
    De e-mail voor de nieuw aangemaakte gebruiker wordt verzonden naar het e-mailadres zoals dat is ingevoerd in het scherm "Inloggegevens/modules".
    De e-mail naar de accountant wordt verstuurd naar het e-mailadres van de in KING Finance ingelogde accountant/systeembeheerder, zoals dat is ingevoerd op het tabblad Eigenschappen in het programma iMUIS Gebruikersbeheer.
- In iMUIS op de server
  Een nieuw aangemaakte gebruiker wordt direct zichtbaar in het programma iMUIS Gebruikersbeheer.
- Toegang tot KING Finance activeren
  Zodra de ondertekende order- en incassobevestiging is ontvangen, goedgekeurd en verwerkt door KING Software zal de accountant per e-mail bericht krijgen dat de nieuwe gebruiker toegang heeft gekregen tot KING Finance. De accountant dient nu in KING Finance Systeembeheer de gebruiker te activeren.