Takenplanner

Inhoudsopgave

Stap-voor-stap

Sneltoetsen

Instellingen

Takenplanner

Menu - Relatiebeheer - Takenplanner

Gebruikersinstellingen Takenplanner

Toegangrecht programma Takenplanner
Menu - Beheer - Gebruikersbeheer - Gebruikersbeheer - dubbelklik gebruiker - [Menurechten] - [Programma's] - Relatiebeheer - Takenplanner
Voor toegang tot het programma Takenplanner kunt u gebruikersrechten instellen. Daarmee zorgt u ervoor dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot de Takenplanner.

Gebruikersrechten binnen het programma Takenplanner
Menu - Beheer - Gebruikersbeheer - Gebruikersbeheer - dubbelklik gebruiker - [Menurechten] - [Opties] - Relatiebeheer
Voor het tonen, aanmaken en aanpassen van taken in het programma Takenplanner kunnen gebruikersrechten worden ingesteld.

Mogelijkheden

Nieuwe taken aanmaken voor medewerkers.

Taken doorplannen naar de medewerkers

Aanwezigheid medewerkers instellen in verband met de overdracht van taken aan andere medewerkers

Controle of er minimaal een maand (31 dagen) vooruitgepland is.

Scherm Takenplanner

[Zoeken]
Druk op de knop [Zoeken] om binnen alle vastgelegde taken te zoeken. U kunt zoeken op de zoeksleutels en omschrijvingen van de taken.

[Taken doorplannen]
Let op: U dient deze datum zelf vooruit te zetten. KING Finance doet dat niet automatisch.
Gebruik [Taken doorplannen] om de laatste datum waarop taken gepland staan in te stellen. Medewerkers krijgen voor hen geplande taken tot en met die datum te zien in hun takenoverzicht.

Plan nieuwe taken tot en met:
Vul hier de datum in tot en met welke de taken doorgepland moeten worden en druk op [OK]. Als u veel regelmatig terugkerende taken heeft ingevoerd, dan kan het doorplannen enige tijd in beslag nemen. Dat kan reden zijn om het doorplannen uit te voeren op een rustig moment op de server.

[Reset doorplanning]
Let op: deze optie verwijderd alle openstaande taken
De planning van taken kan gereset worden naar de huidige datum. Alle taken die nog niet in behandeling zijn genomen door de medewerkers worden dan verwijderd. Taken die wel in behandeling zijn blijven bewaard en kunnen door de medewerker afgehandeld worden.

[Aanwezigheid medewerkers]
De afwezigheid kunt u alleen instellen als er taken zijn die moeten worden overgedragen
Medewerkers zijn niet altijd aanwezig. Vakantie, (langdurige) ziekte of werk buiten het kantoor kunnen er voor zorgen dat geplande taken niet op tijd worden afgerond. Met [Aanwezigheid medewerkers] kunt u de periode van afwezigheid per medewerker instellen. Geplande taken binnen de periode van afwezigheid kunnen dan op tijd overgedragen worden aan andere medewerkers.

[Algemene informatie], [Procedures], [Contracten/verplichtingen], [Overig]
Dit zijn de vaste categorieën waarbinnen u een taak kunt plannen. Druk op de knop van een van de categorieën om een overzicht van de taken binnen die categorie te tonen.

[Nieuwe taak plannen]
Deze knop is alleen beschikbaar als een van de categorieën gekozen is
Deze knop opent het scherm "Nieuwe taak plannen" waarin de gegevens van een nieuwe taak vastgelegd worden.

Scherm Nieuwe taak plannen

Afhankelijk van de gekozen categorie en daarbinnen de gekozen planning kunnen meer of minder van onderstaande velden getoond worden

Categorie

Het is verplicht om een categorie toe te kennen
Een taak wordt toegewezen aan een van de categorieën Algemene informatie, Procedures, Contracten/verplichtingen of Overig. De taken kunnen per categorie worden weergegeven in het hoofdscherm van de takenplanner.

De categorie die geselecteerd is in het scherm Takenplanner wordt voorgesteld, maar u kunt de categorie van de nieuwe taak hier wijzigen.

Taakgroep
Het is verplicht om een taakgroep toe te kennen.
Als er nog geen taakgroepen aangemaakt zijn, dan krijgt u daarvan een melding
Taakgroepen worden gebruikt om een onderverdeling van taken te maken. Binnen een categorie worden de taken per taakgroep getoond.
Taakgroepen aanmaken, bewerken en verwijderen
Tabel Taakgroep

Dossier

Taken kunnen aan een dossier worden toegekend. Daarmee kunnen de benodigde werkzaamheden aan een dossier vastgelegd, gepland en gerapporteerd worden. Het is niet verplicht om een dossier toe te kennen. Als u geen gebruik maakt van dossiers, dan kunt u dit veld op "maak uw keuze" laten staan.

Dossiers aanmaken, bewerken en verwijderen
Tabel Dossier

Zoeksleutel
De zoeksleutel van een taak wordt gebruikt om de taak te benoemen en later te herkennen in een lijst van taken. Kies de zoeksleutel van een taak daarom bij voorkeur beschrijvend.

Opmerking
Ruimte voor een uitgebreide opmerking bij de taak. De opmerking kan ook later nog gewijzigd of aangevuld worden. De opmerking is terug te lezen als de taak wordt opgeroepen op het scherm.

Gebruikersnaam nodig voor taak

Als voor de taak een gebruikersnaam vereist is dan kunt u deze hier opgeven. De gebruikersnaam zal getoond worden op het scherm als de taak geopend wordt.

Wachtwoord nodig voor taak
Als voor de taak een wachtwoord vereist is dan kunt u deze hier opgeven. Het wachtwoord zal getoond worden op het scherm als de taak geopend wordt.

Opgedragen aan medewerker
Kies hier de medewerker voor wie de taak bestemd is. De medewerker zal de taak in zijn takenplanner zien als de taak is opgeslagen.

Planning
Het is verplicht om een taakgroep toe te kennen.
Geef hier aan hoe de taak gepland moet worden.

Geen planning
Kies "Geen planning" om een taak aan te maken zonder begin- of einddatum. Taken zonder planning kunnen in het takenoverzicht van de medewerker met de knop [Algemeen] worden opgeroepen.

Eenmalig
Deze optie verbergt het veld Einddatum
Een eenmalige taak wordt een enkele regel in het overzicht van de medewerker.

Dagelijks, Wekelijks, Maandelijks, Kwartaal, Jaarlijks
Een regelmatig terugkerende taak wordt automatisch als meerdere regels in het takenoverzicht van de medewerker getoond. KING Finance houdt daarbij rekening met de begin- en einddatum en de datum tot en met welke er doorgepland is.

Maand
Dit veld is alleen beschikbaar als de planning Jaarlijks gekozen is
Vul hier de maand in waarin de taak uitgevoerd moet worden.

Maand in kwartaal (1-3)
Dit veld is alleen beschikbaar als de planning Kwartaal gekozen is
Vul hier de maand van het kwartaal in waarin de taak uitgevoerd moet worden.

Dag in maand (1-31)
Dit veld is alleen beschikbaar als de planning Maandelijks, Kwartaal of Jaarlijks gekozen is
Vul hier de dag van de maand in waarop de taak uitgevoerd moet worden.

Dag in week (1-7)
Dit veld is alleen beschikbaar als de planning Wekelijks gekozen is
Vul hier de weekdag in waarop de taak uitgevoerd moet worden.

Tijdstip
Dit veld is niet beschikbaar als de planning "Eenmalig" is
Vul hier het tijdstip in waarop de taak moet worden uitgevoerd.

Begindatum
De begindatum kan als vroegste datum vandaag hebben. Taken plannen in het verleden is niet mogelijk.
Geef voor de taak een begindatum op. KING Finance stelt de huidige datum voor, maar u kunt een latere datum invoeren. De begindatum is de uitvoerdatum van eenmalige taken. De begindatum is de startdatum van regelmatig terugkerende taken.

NB Een einddatum is niet verplicht, als de taak volgens de instelling in het veld planning herhaald moet worden.

Einddatum
Dit veld is niet beschikbaar als de planning "Eenmalig" is
Geef voor de taak een einddatum op. Bij het doorplannen van taken zal KING Finance rekening houden met de hier opgegeven einddatum van een taak.
Een einddatum is niet verplicht, als de taak voor onbepaalde tijd herhaald moet worden.

Opzegtermijn (in dagen)
Dit veld is alleen beschikbaar als de categorie Contracten/verplichtingen gekozen is
Vul hier de opzegtermijn in dagen in die hoort bij het contract of verplichting van deze taak.

Stuur een e-mail
Dit veld is alleen beschikbaar als de categorie Contracten/verplichtingen gekozen is
Vink deze optie aan als er ...

Rekening (Deb/Cre/Grb)
Dit veld is alleen beschikbaar als de categorie Contracten/verplichtingen gekozen is
Vul hier de rekening in die hoort bij deze taak. De rekening kan een debiteur, een crediteur of een grootboekrekening zijn. Druk op [...] om de debiteuren, crediteuren of grootboekrekeningen van deze administratie in een selectievenster te tonen.

[Digitaal dossier]
Deze knop is alleen beschikbaar als de module Digitaal dossier onderdeel van uw KING Finance abonnement is
Druk op deze knop om een document aan de taak toe te voegen. De medewerker kan het document dan opvragen als hij de taak opent in zijn scherm.

[Opslaan]
Druk op [Opslaan] om de ingevoerde gegevens op te slaan. De taak wordt nu zichtbaar bij de medewerker waaraan de taak is opgedragen.

[Annuleren]
Druk op [Annuleren] om de nieuwe taak te sluiten. Ingevoerde gegevens worden niet opgeslagen.

HELP

Inhoudsopgave

Stap-voor-stap

Sneltoetsen

Instellingen

Afdrukken

Takenplanner

Menu - Relatiebeheer - Takenplanner

Gebruikersinstellingen Takenplanner

Toegangrecht programma Takenplanner
Menu - Beheer - Gebruikersbeheer - Gebruikersbeheer - dubbelklik gebruiker - [Menurechten] - [Programma's] - Relatiebeheer - Takenplanner
Voor toegang tot het programma Takenplanner kunt u gebruikersrechten instellen. Daarmee zorgt u ervoor dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot de Takenplanner.
Gebruikersrechten binnen het programma Takenplanner
Menu - Beheer - Gebruikersbeheer - Gebruikersbeheer - dubbelklik gebruiker - [Menurechten] - [Opties] - Relatiebeheer
Voor het tonen, aanmaken en aanpassen van taken in het programma Takenplanner kunnen gebruikersrechten worden ingesteld.

Mogelijkheden

Nieuwe taken aanmaken voor medewerkers.
Taken doorplannen naar de medewerkers
Aanwezigheid medewerkers instellen in verband met de overdracht van taken aan andere medewerkers
Controle of er minimaal een maand (31 dagen) vooruitgepland is.

Scherm Takenplanner

[Zoeken]
Druk op de knop [Zoeken] om binnen alle vastgelegde taken te zoeken. U kunt zoeken op de zoeksleutels en omschrijvingen van de taken.
[Taken doorplannen]
Let op: U dient deze datum zelf vooruit te zetten. KING Finance doet dat niet automatisch.
Gebruik [Taken doorplannen] om de laatste datum waarop taken gepland staan in te stellen. Medewerkers krijgen voor hen geplande taken tot en met die datum te zien in hun takenoverzicht.
- Plan nieuwe taken tot en met:
  Vul hier de datum in tot en met welke de taken doorgepland moeten worden en druk op [OK]. Als u veel regelmatig terugkerende taken heeft ingevoerd, dan kan het doorplannen enige tijd in beslag nemen. Dat kan reden zijn om het doorplannen uit te voeren op een rustig moment op de server.
- [Reset doorplanning]
  Let op: deze optie verwijderd alle openstaande taken
  De planning van taken kan gereset worden naar de huidige datum. Alle taken die nog niet in behandeling zijn genomen door de medewerkers worden dan verwijderd. Taken die wel in behandeling zijn blijven bewaard en kunnen door de medewerker afgehandeld worden.
[Aanwezigheid medewerkers]
De afwezigheid kunt u alleen instellen als er taken zijn die moeten worden overgedragen
Medewerkers zijn niet altijd aanwezig. Vakantie, (langdurige) ziekte of werk buiten het kantoor kunnen er voor zorgen dat geplande taken niet op tijd worden afgerond. Met [Aanwezigheid medewerkers] kunt u de periode van afwezigheid per medewerker instellen. Geplande taken binnen de periode van afwezigheid kunnen dan op tijd overgedragen worden aan andere medewerkers.
[Algemene informatie], [Procedures], [Contracten/verplichtingen], [Overig]
Dit zijn de vaste categorieën waarbinnen u een taak kunt plannen. Druk op de knop van een van de categorieën om een overzicht van de taken binnen die categorie te tonen.
[Nieuwe taak plannen]
Deze knop is alleen beschikbaar als een van de categorieën gekozen is
Deze knop opent het scherm "Nieuwe taak plannen" waarin de gegevens van een nieuwe taak vastgelegd worden.

Scherm Nieuwe taak plannen

Afhankelijk van de gekozen categorie en daarbinnen de gekozen planning kunnen meer of minder van onderstaande velden getoond worden

Categorie

Het is verplicht om een categorie toe te kennen
Een taak wordt toegewezen aan een van de categorieën Algemene informatie, Procedures, Contracten/verplichtingen of Overig. De taken kunnen per categorie worden weergegeven in het hoofdscherm van de takenplanner.

De categorie die geselecteerd is in het scherm Takenplanner wordt voorgesteld, maar u kunt de categorie van de nieuwe taak hier wijzigen.

Taakgroep

Het is verplicht om een taakgroep toe te kennen.
Als er nog geen taakgroepen aangemaakt zijn, dan krijgt u daarvan een melding
Taakgroepen worden gebruikt om een onderverdeling van taken te maken. Binnen een categorie worden de taken per taakgroep getoond.

Taakgroepen aanmaken, bewerken en verwijderen
Tabel Taakgroep

Dossier

Taken kunnen aan een dossier worden toegekend. Daarmee kunnen de benodigde werkzaamheden aan een dossier vastgelegd, gepland en gerapporteerd worden. Het is niet verplicht om een dossier toe te kennen. Als u geen gebruik maakt van dossiers, dan kunt u dit veld op "maak uw keuze" laten staan.

Dossiers aanmaken, bewerken en verwijderen
Tabel Dossier

Zoeksleutel

De zoeksleutel van een taak wordt gebruikt om de taak te benoemen en later te herkennen in een lijst van taken. Kies de zoeksleutel van een taak daarom bij voorkeur beschrijvend.

Opmerking

Ruimte voor een uitgebreide opmerking bij de taak. De opmerking kan ook later nog gewijzigd of aangevuld worden. De opmerking is terug te lezen als de taak wordt opgeroepen op het scherm.

Gebruikersnaam nodig voor taak

Als voor de taak een gebruikersnaam vereist is dan kunt u deze hier opgeven. De gebruikersnaam zal getoond worden op het scherm als de taak geopend wordt.

Wachtwoord nodig voor taak

Als voor de taak een wachtwoord vereist is dan kunt u deze hier opgeven. Het wachtwoord zal getoond worden op het scherm als de taak geopend wordt.

Opgedragen aan medewerker

Kies hier de medewerker voor wie de taak bestemd is. De medewerker zal de taak in zijn takenplanner zien als de taak is opgeslagen.

Planning

Het is verplicht om een taakgroep toe te kennen.
Geef hier aan hoe de taak gepland moet worden.

Geen planning
Kies "Geen planning" om een taak aan te maken zonder begin- of einddatum. Taken zonder planning kunnen in het takenoverzicht van de medewerker met de knop [Algemeen] worden opgeroepen.
Eenmalig
Deze optie verbergt het veld Einddatum
Een eenmalige taak wordt een enkele regel in het overzicht van de medewerker.
Dagelijks, Wekelijks, Maandelijks, Kwartaal, Jaarlijks
Een regelmatig terugkerende taak wordt automatisch als meerdere regels in het takenoverzicht van de medewerker getoond. KING Finance houdt daarbij rekening met de begin- en einddatum en de datum tot en met welke er doorgepland is.

Maand

Dit veld is alleen beschikbaar als de planning Jaarlijks gekozen is
Vul hier de maand in waarin de taak uitgevoerd moet worden.

Maand in kwartaal (1-3)

Dit veld is alleen beschikbaar als de planning Kwartaal gekozen is
Vul hier de maand van het kwartaal in waarin de taak uitgevoerd moet worden.

Dag in maand (1-31)

Dit veld is alleen beschikbaar als de planning Maandelijks, Kwartaal of Jaarlijks gekozen is
Vul hier de dag van de maand in waarop de taak uitgevoerd moet worden.

Dag in week (1-7)

Dit veld is alleen beschikbaar als de planning Wekelijks gekozen is
Vul hier de weekdag in waarop de taak uitgevoerd moet worden.

Tijdstip

Dit veld is niet beschikbaar als de planning "Eenmalig" is
Vul hier het tijdstip in waarop de taak moet worden uitgevoerd.

Begindatum

De begindatum kan als vroegste datum vandaag hebben. Taken plannen in het verleden is niet mogelijk.

Geef voor de taak een begindatum op. KING Finance stelt de huidige datum voor, maar u kunt een latere datum invoeren. De begindatum is de uitvoerdatum van eenmalige taken. De begindatum is de startdatum van regelmatig terugkerende taken.

NB Een einddatum is niet verplicht, als de taak volgens de instelling in het veld planning herhaald moet worden.

Einddatum

Dit veld is niet beschikbaar als de planning "Eenmalig" is
Geef voor de taak een einddatum op. Bij het doorplannen van taken zal KING Finance rekening houden met de hier opgegeven einddatum van een taak.
Een einddatum is niet verplicht, als de taak voor onbepaalde tijd herhaald moet worden.

Opzegtermijn (in dagen)

Dit veld is alleen beschikbaar als de categorie Contracten/verplichtingen gekozen is
Vul hier de opzegtermijn in dagen in die hoort bij het contract of verplichting van deze taak.

Stuur een e-mail

Dit veld is alleen beschikbaar als de categorie Contracten/verplichtingen gekozen is
Vink deze optie aan als er ...

Rekening (Deb/Cre/Grb)

Dit veld is alleen beschikbaar als de categorie Contracten/verplichtingen gekozen is
Vul hier de rekening in die hoort bij deze taak. De rekening kan een debiteur, een crediteur of een grootboekrekening zijn. Druk op [...] om de debiteuren, crediteuren of grootboekrekeningen van deze administratie in een selectievenster te tonen.

[Digitaal dossier]
Deze knop is alleen beschikbaar als de module Digitaal dossier onderdeel van uw KING Finance abonnement is
Druk op deze knop om een document aan de taak toe te voegen. De medewerker kan het document dan opvragen als hij de taak opent in zijn scherm.
[Opslaan]
Druk op [Opslaan] om de ingevoerde gegevens op te slaan. De taak wordt nu zichtbaar bij de medewerker waaraan de taak is opgedragen.
[Annuleren]
Druk op [Annuleren] om de nieuwe taak te sluiten. Ingevoerde gegevens worden niet opgeslagen.