medewerkers declareren bepaalde onkosten zelf

• Medewerkers declareren zelf hun onkosten
  Het declareren van onkosten door uw medewerkers kan op overzichtelijke en efficiënte wijze met KING Finance Onkostendeclaraties. Voorbeelden van te declareren onkosten zijn etentjes met cliënten, parkeergelden, benzinebonnen en te declareren kilometers.
  • Creditcard betalingen voor onkosten verwerken
    Lees hier hoe bonnetjes en facturen van creditcard betalingen in de administratie verwerkt kunnen worden.
• Boekhoudkundige kennis is niet vereist
  De medewerker kan in KING Finance direct zijn onkosten inbrengen. Er is geen boekhoudkundige kennis vereist: de medewerker hoeft slechts de datum van het bonnetje, het te declareren bedrag, eventueel een aantal en een omschrijving in te geven en de onkostendeclaratie wordt automatisch ingeboekt.
• Kostensoorten vergemakkelijken de invoer
  De medewerker kan kiezen uit een lijstje van kostensoorten. De medewerker hoeft geen keuze te maken uit lange lijsten met grootboeknummers, maar kan op omschrijving selecteren. De beheerder van de administratie zorgt ervoor, dat de voor gedefinieerde kostensoorten gekoppeld zijn aan de juiste grootboeknummers.
• BTW en totalen
  De BTW per onkostendeclaratieregel en het totale bedrag van de declaratie worden direct getoond. Onder de onkostendeclaratieregels worden van een aantal kolommen het totaal ingevoerde bedrag of aantal over alle regels weergegeven.
• Kostenplaats en kostendrager invoeren bij onkostendeclaratie
  Ook kunt u de onkostendeclaratie op de juiste kostenplaats en of kostendrager laten drukken. Standaard worden hier de kostenplaats en kostendrager ingevuld, die zijn gekoppeld aan de herkenningscode
• Onkostendeclaratie afdrukken, e-mailen en doorboeken
  Nadat de medewerker de onkostendeclaratie heeft afgerond, kan hiervan direct een afschrift worden afgedrukt. Een e-mail met de specificatie wordt gestuurd naar het e-mailadres van de medewerker/crediteur. Er wordt per onkostendeclaratieregel automatisch een openstaande post geboekt in de financiële administratie. Deze openstaande post kan betaalbaar gesteld worden door de verantwoordelijk medewerker of fiatteringbevoegde.
• Fiattering van onkosten declaratie journaalposten
  iMUIS Verkenner - Tabellen - Financieel - tabel Basisgegevens financieel - Tabblad Bankieren
  De verantwoordelijk medewerker/manager (dit stelt u in bij de medewerkertabel) dient de declaratie vervolgens te fiatteren, waarna het bedrag overgemaakt kan worden op de bank- of tweede bankrekening. Dit fiatteringproces is onderdeel van het pakket iMUIS en in te stellen via iMUIS - Tabellen - Financieel - Basisgegevens Financieel - Bankieren. Voor meer informatie zie hiervoor de iMUIS Help.
• Onkostendeclaraties automatisch op "betwist" zetten
  Als de gebruiker een verantwoordelijk gebruiker heeft en de verantwoordelijk gebruiker is budgethouder, dan wordt van iedere onkostendeclaratieregel automatisch een betwiste post gemaakt. De verantwoordelijke gebruiker dient de posten te controleren en op "niet betwist" te zetten in het boekingsprogramma.

Volg onderstaande stappen OM de module onkostendeclaratie in gebruik te nemen:

• Aanmelden voor module Onkostendeclaraties
  Menu - Beheer - Mijn gegevens - Mijn abonnement
  In KING Finance dient de medewerker zich aan te melden voor de module Onkostendeclaraties.
• Toegangsrechten per gebruiker instellen
  iMUIS Verkenner - Algemeen - Gebruikersbeheer - tabblad Programma's - KING Finance
  De gebruiker moet toegang krijgen tot het programma Onkostendeclaraties invoeren en eventueel tot de Onkostendeclaraties instellingen.
• Medewerker dient ook crediteur te zijn
  Menu - Financieel - Crediteuren - Tabellen - Crediteur
  Voer eerst de medewerker in als crediteur in de administratie. Het invoeren van een e-mailadres bij de crediteur is hierbij verplicht. Het e-mailadres is benodigd om een overzicht van ingevoerde declaraties naar de medewerker te kunnen verzenden.
  Menu - Financieel - Crediteuren - Tabellen - Medewerker
  Vervolgens dient in de tabel Medewerker - tabblad Crediteur het crediteurennummer van de betreffende medewerker gekoppeld te worden. KING Finance heeft dit nummer nodig om een journaalpost voor de onkostendeclaratie te kunnen aanmaken.
• Onkostensoorten invoeren m.b.v. herkenningscodes
  Menu - Financieel - Grootboek - Tabellen - Herkenningscode
  Bij het invoeren van de onkostendeclaraties is een lijstje zichtbaar met de beschikbare onkostensoorten. Deze onkostensoorten legt u vast in de tabel Herkenningscode. Bij een herkenningscode die gebruikt wordt als (on)kostensoort dient een grootboekrekening met APBL code "Lasten" te worden ingevoerd.
• Met de Live App onkostendeclaraties indienen
  Lees hier hoe u de Live App instelt om de bonnetjes van onkostendeclaraties direct met de LiveApp op uw telefoon of tablet in de administratie te verwerken.

• Toegangsrechten voor "Onkostendeclaraties instellingen"
  iMUIS Verkenner - Algemeen - Gebruikersbeheer - tabblad Programma's - KING Finance
  De toegang tot deze instellingen wordt geregeld via iMUIS Gebruikersbeheer - KING Finance - Onkostendeclaraties instellen.

Instellingen

• Onkostendeclaraties instellingen
  Menu - Financieel - Onkostendeclaratie indienen - Instellingen
  De journaalposten, die gemaakt worden van de ingevoerde onkosten regels, worden geboekt in het dagboek dat u hier opgeeft. Dit dagboek dient als soort "inkoop" of "memoriaal algemeen" te hebben.

MUIS Live app

• Kostenrekening kilometerregistratie
  Vul hier de grootboekrekening in waarop de kosten van de kilometerregistratie geboekt worden.

• Vergoeding per km in centen
  Vul hier de kilometervergoeding in centen in. Dit aantal centen wordt vermenigvuldigd met het aantal gerigistreerde kilometers om het bedrag van de kilometer onkosten te bepalen.

Knoppenbalk

• [Verversen]
  Druk op de knop [Verversen] om het overzicht van onkostendeclaratieregels opnieuw op te bouwen. Gebruik deze optie als er via de Live App nieuwe onkostendeclaraties ingediend zijn, die nog niet getoond worden in dit scherm.
• [Sluiten]
  Druk op de knop [Sluiten] om het programma Onkostendeclaraties indienen te sluiten. Er worden geen regels doorgeboekt of opgeslagen.

Overzicht van Onkostendeclaratie regels

• Datum
  Vul hier de datum in waarop de onkosten zijn gemaakt. KING Finance stelt hier automatisch de huidige datum voor, maar u kunt deze wijzigen. Deze datum wordt tijdens het doorboeken van de journaalposten ingevuld in het veld Boekdatum.

  Toets [F7] om de huidige datum in te vullen.

• Kostensoort
  Selecteer hier de kostensoort die u wilt declareren. Klik op het pijltje om een lijst met beschikbare kostensoorten te tonen. De verschillende kostensoorten zijn aangemaakt in de tabel Herkenningscode. Als er een bepaalde kostensoort ontbreekt, dan kan die aangemaakt worden in de tabel Herkenningscode.
• Bedrag incl. BTW
  Vul hier het bedrag in dat u wilt declareren op de gekozen kostensoort. Dit bedrag is het bedrag inclusief BTW. Let daarop als u een bonnetje heeft waarop ook het bedrag exclusief BTW wordt weergegeven.
• BTW
  Het BTW bedrag wordt automatisch uitgerekend door KING Finance. U kunt het BTW bedrag wijzigen, bijvoorbeeld als KING Finance op een andere manier de bedragen afrondt dan op het bonnetje staat vermeld.
• Aantal
  Vul hier het aantal van de onkostendeclaratieregel in. Dit aantal wordt gebruikt voor bijvoorbeeld de registratie van het aantal gereden kilometers of het bijhouden van het aantal verbruikte liters benzine.
• Kostenplaats (Kpl)
  Kies hier de kostenplaats voor deze regel. Toets [F4] voor een overzicht van beschikbare kostenplaatsen of vul het nummer van de kostenplaats in. Als er aan de kostensoort een kostenplaats is gekoppeld, dan zal deze automatisch worden voorgesteld.
• Kostendrager (Kdr)
  Kies hier de kostendrager voor deze regel. Toets [F4] voor een overzicht van beschikbare kostendragers of vul het nummer van de kostenplaats in. Als er aan de kostensoort een kostendrager is gekoppeld, dan zal deze automatisch worden voorgesteld.
• Omschrijving
  Vul hier een omschrijving in van de onkostendeclaratie. U kunt hierbij denken aan "Etentje met MUIS bij Rosies", "Benzine week 41" of bijvoorbeeld "Bloemen voor receptie". De omschrijving wordt meegenomen naar de journaalpost, zodat er in de financiële administratie een tekstuele omschrijving van de boeking bestaat.
• Totaalregel
  Van de kolommen Bedrag incl. BTW, BTW en Aantal wordt het totaal van de ingevoerde regels uitgerekend en weergegeven.

Knoppenbalk II

• [Dossier [Ctrl+G] ]
  Deze optie is alleen beschikbaar als de module Digitaal dossier onderdeel is van uw KING Finance abonnement
  Druk op de knop Dossier om documenten aan de geselecteerde regel toe te voegen. U krijgt de keuze om de documenten te uploaden of te scannen.
• [Indienen declaratie [F10] ]
  Druk op de knop [Indienen declaratie] of toets [F10] om de onkostendeclaratieregels door te boeken naar de financiële administratie. De hele onkostendeclaratie, dus bijvoorbeeld 10 regels, wordt op één factuur geboekt, maar alle regels worden los geboekt in de bijbehorende periode. Dit is handig omdat je dan bij de betaling maar één open post hebt.

  Als het doorboeken succesvol is verlopen wordt de onkostendeclaratie automatisch per e-mail naar de medewerker verzonden. Let op: het e-mailadres van de crediteur wordt hiervoor gebruikt. Ook kan de onkostendeclaratie direct afgedrukt worden naar een printer.

  Na fiattering door een verantwoordelijk medewerker/manager, in het pakket iMUIS,  kan het totaalbedrag van deze declaratie aan de medewerker betaald worden.

• [Naar tabel Herkenningscode]
  Open de tabel Herkenningscode om een bestaande herkenningscode aan te passen of een nieuwe herkenningscode aan te maken.